เทมเพลต RFQ สำหรับจัดหาสินค้าจากจีน: สิ่งที่ควรส่งให้ซัพพลายเออร์

เทมเพลต RFQ สำหรับจัดหาสินค้าจากจีนที่มีประโยชน์ควรให้รายละเอียดแก่ซัพพลายเออร์เพียงพอสำหรับเสนอราคาสินค้า ปริมาณ บรรจุภัณฑ์ และขอบเขตการจัดส่งเดียวกัน ส่งข้อมูลสรุปที่กระชับพร้อมข้อกำหนดที่วัดผลได้ ไฟล์อ้างอิง สมมติฐานทางการค้า และรูปแบบการตอบกลับที่ชัดเจน เพื่อให้คุณเปรียบเทียบใบเสนอราคาได้อย่างเป็นธรรมและติดตามประเด็นที่ยังขาดข้อมูลได้

RFQ สำหรับจัดหาสินค้าจากจีนควรบรรลุอะไร

คำขอใบเสนอราคา (RFQ) เป็นมากกว่าการขอราคาต่อหน่วย โดยกำหนดว่าสิ่งที่ซัพพลายเออร์ต้องผลิตหรือจัดหาคืออะไร ควรบรรจุสินค้าอย่างไร ต้องเสนอราคาสำหรับปริมาณและเงื่อนไขการจัดส่งแบบใด รวมถึงหลักฐานหรือบริการใดที่รวมอยู่ในใบเสนอราคา หากขาดรายละเอียดเหล่านี้ ซัพพลายเออร์อาจเสนอราคาสินค้าคนละรุ่น ทำให้ประเมินราคาที่ต่ำได้ยาก

RFQ ของคุณควรช่วยตอบคำถามสี่ข้อ ได้แก่ ซัพพลายเออร์สามารถทำตามข้อกำหนดได้หรือไม่ ราคาที่เสนอรวมอะไรไว้อย่างแน่นอนบ้าง เงื่อนไขของตัวอย่าง การผลิต และการจัดส่งเป็นอย่างไร และประเด็นใดที่ยังต้องยืนยัน

ส่งข้อมูลเดียวกันให้ผู้สมัครทุกราย หากคุณเปลี่ยนข้อกำหนด ให้บันทึกฉบับแก้ไขและส่งให้ซัพพลายเออร์ทุกรายที่ยังอยู่ระหว่างการพิจารณา กำหนดหมายเลขอ้างอิง วันที่ออกเอกสาร และหมายเลขฉบับแก้ไขให้ RFQ แต่ละฉบับ เพื่อให้ไฟล์และคำตอบเป็นระเบียบ

กำหนดเส้นตายในการตอบกลับ และขอให้ซัพพลายเออร์ระบุสมมติฐานหรือข้อยกเว้นทั้งหมด แทนการเปลี่ยนวัสดุหรือคุณลักษณะโดยไม่แจ้ง หากข้อกำหนดยังไม่ได้รับการยืนยัน ให้ระบุว่าเป็นประเด็นเปิด และขอให้ซัพพลายเออร์เสนอราคาสำหรับตัวเลือกที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนเมื่อทำได้

ข้อกำหนดผลิตภัณฑ์ที่ซัพพลายเออร์ต้องมีก่อนเสนอราคา

อธิบายผลิตภัณฑ์เพื่อให้ซัพพลายเออร์ระบุรุ่นหรือขอบเขตการผลิตที่แน่นอนได้ ระบุการใช้งานที่ต้องการ ชื่อผลิตภัณฑ์ รุ่นหรือหมายเลขชิ้นส่วน (ถ้ามี) และคำอธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับการทำงานของผลิตภัณฑ์ แนบแบบ ภาพถ่ายที่มีการทำเครื่องหมาย ตัวอย่างอ้างอิง หรือเอกสารข้อกำหนด เมื่อข้อความเพียงอย่างเดียวไม่สามารถสื่อรายละเอียดการออกแบบได้ครบถ้วน

ใช้ข้อกำหนดที่วัดผลได้เมื่อเป็นไปได้ ระบุขนาดและค่าความคลาดเคลื่อน วัสดุและเกรด สี น้ำหนัก ข้อกำหนดด้านประสิทธิภาพ ส่วนประกอบที่รวมอยู่ และรายละเอียดการเคลือบผิวหรือโครงสร้างที่เกี่ยวข้อง ระบุว่าข้อกำหนดใดเป็นข้อบังคับและข้อใดอนุญาตให้ใช้ทางเลือกได้ หากผลิตภัณฑ์มีหลายรุ่น ให้จัดทำตารางตัวเลือกที่ชัดเจน แทนการรวมไว้ภายใต้คำอธิบายกว้าง ๆ ที่คลุมเครือ

สำหรับข้อกำหนดด้านประสิทธิภาพ ให้อธิบายวิธีที่คุณคาดว่าจะใช้ตรวจสอบ ข้อความเช่น “คุณภาพสูง” ไม่ใช่เกณฑ์การยอมรับที่นำไปใช้งานได้ ระบุวิธีทดสอบหรือค่าขั้นต่ำที่วัดผลได้เมื่อมีข้อมูลดังกล่าว หากยังไม่มี ให้ระบุการทำงานที่ต้องการ และขอให้ซัพพลายเออร์แจ้งวิธีทดสอบที่เสนอพร้อมข้อจำกัด

หากอ้างอิงตัวอย่าง ให้ระบุว่าตัวอย่างใช้สำหรับตรวจสอบรูปลักษณ์ ขนาด การทำงาน หรือทั้งหมด ระบุฉลากตัวอย่างและบันทึกสิ่งที่อาจแตกต่างจากผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย อย่าสันนิษฐานว่าซัพพลายเออร์จะถือว่าภาพที่ส่งทางอีเมลเป็นข้อกำหนดทางเทคนิคที่สมบูรณ์

ขอให้ซัพพลายเออร์ระบุข้อแตกต่างที่เสนอทั้งหมดเป็นลายลักษณ์อักษร สำหรับแต่ละข้อแตกต่าง ให้ขอข้อมูลข้อกำหนดที่ได้รับผลกระทบ ทางเลือกที่เสนอ ผลกระทบต่อราคาหรือระยะเวลา และระบุว่าต้องได้รับอนุมัติจากคุณก่อนทำตัวอย่างหรือเริ่มผลิตหรือไม่ วิธีนี้ช่วยให้แยกความแตกต่างระหว่างผลิตภัณฑ์ที่ตรงตามข้อกำหนดจริงกับใบเสนอราคาที่อ้างอิงผลิตภัณฑ์คนละแบบได้ง่ายขึ้น

บรรจุภัณฑ์ ฉลาก และการปรับแต่ง

บรรจุภัณฑ์อาจมีผลต่อการปกป้องสินค้า ความพร้อมสำหรับการขายปลีก ปริมาตรการขนส่ง และต้นทุน ระบุระดับบรรจุภัณฑ์ที่ต้องการ เช่น บรรจุภัณฑ์รายชิ้น กล่องชั้นใน กล่องหลัก หรือพาเลทตามความเหมาะสม ระบุวัสดุหรือโครงสร้างเมื่อมีความสำคัญ เช่น แผ่นรองป้องกัน ความหนาของถุง ความแข็งแรงของกล่อง หรือการป้องกันความชื้น หากยังไม่มีอาร์ตเวิร์กขั้นสุดท้าย ให้แจ้งไว้และขอให้ซัพพลายเออร์เสนอราคาบรรจุภัณฑ์แยกจากตัวผลิตภัณฑ์

สำหรับฉลากและสื่อสิ่งพิมพ์ ให้ระบุข้อความที่แน่นอน ภาษา ตำแหน่ง ขนาด ข้อกำหนดด้านสี และรูปแบบไฟล์เมื่อทราบแล้ว ระบุว่าใครเป็นผู้จัดหาอาร์ตเวิร์ก และซัพพลายเออร์ต้องจัดทำแบบปรู๊ฟเพื่อขออนุมัติเป็นลายลักษณ์อักษรหรือไม่ อย่าสันนิษฐานว่าซัพพลายเออร์สามารถตีความคู่มือแบรนด์หรือฉลากตามข้อบังคับจากภาพความละเอียดต่ำได้

แยกการปรับแต่งออกจากคุณลักษณะมาตรฐานของผลิตภัณฑ์ ระบุการเปลี่ยนแปลงแต่ละรายการ เช่น โลโก้ สี วัสดุ รูปทรง อุปกรณ์เสริม หรือกล่องขายปลีก สำหรับการเปลี่ยนแปลงแต่ละรายการ ให้ถามว่ามีผลต่อแม่พิมพ์ ปริมาณการสั่งซื้อขั้นต่ำ ค่าตัวอย่าง ราคาต่อหน่วย หรือระยะเวลาผลิตหรือไม่ ขอราคาในตัวเลือกมาตรฐานด้วย หากเป็นทางเลือกสำรองที่ใช้งานได้

สำหรับโครงการสินค้าติดแบรนด์ของผู้ซื้อ ให้ยืนยันความเป็นเจ้าของและการใช้งานที่ได้รับอนุญาตของอาร์ตเวิร์ก แม่พิมพ์ หรือเครื่องมือเฉพาะ รวมถึงวิธีระบุและจัดเก็บสิ่งเหล่านี้ ถามว่าราคาที่เสนอรวมค่าจัดเตรียมอาร์ตเวิร์ก เพลตพิมพ์ แม่พิมพ์ หรือค่าใช้จ่ายครั้งเดียวอื่น ๆ หรือไม่ ดูคำแนะนำเพิ่มเติมได้ที่ วิธีจัดหาสินค้าติดแบรนด์ของผู้ซื้อจากจีน

รายละเอียดทางการค้า: ปริมาณ ตลาด และการจัดส่ง

ระบุปริมาณที่ต้องการให้เสนอราคาและหน่วยที่ใช้ หากความต้องการยังไม่แน่นอน ให้ขอราคาตามระดับปริมาณที่สอดคล้องกับคำสั่งซื้อจริง เช่น 500, 1,000 และ 3,000 ชิ้น แทนการขอ “ราคาที่ดีที่สุด” แบบทั่วไป ขอให้ซัพพลายเออร์ระบุปริมาณการสั่งซื้อขั้นต่ำ ส่วนลดตามปริมาณ ค่าตั้งค่าการผลิต และค่าความคลาดเคลื่อนของปริมาณ

แจ้งประเทศปลายทาง และเมื่อทราบแล้วให้แจ้งท่าเรือ เมือง หรือคลังสินค้าปลายทาง ตลาดเป้าหมายอาจมีผลต่อฉลาก เอกสาร การทดสอบผลิตภัณฑ์ และข้อกำหนดด้านบรรจุภัณฑ์ อย่าถือว่าคำกล่าวของซัพพลายเออร์ที่ว่าผลิตภัณฑ์ “เป็นไปตามข้อกำหนด” เป็นหลักฐานว่าผลิตภัณฑ์ตรงตามข้อกำหนดปัจจุบันของตลาดคุณ ยืนยันกฎที่เกี่ยวข้องกับหน่วยงานทางการที่เกี่ยวข้อง และจัดเตรียมหลักฐานที่เหมาะสมสำหรับผลิตภัณฑ์

ระบุเงื่อนไขการส่งมอบที่ต้องการให้เสนอราคาและระบุสถานที่ที่เกี่ยวข้อง ขอให้ซัพพลายเออร์แจกแจงสิ่งที่รวมและไม่รวม เช่น การบรรจุเพื่อส่งออก การขนส่งภายในประเทศ ค่าระวาง ประกันภัย หรือค่าใช้จ่ายปลายทาง หากยังเปรียบเทียบทางเลือกการขนส่งอยู่ ให้ขอราคาที่ระบุฐานโรงงานหรือฐานท่าเรืออย่างชัดเจน และใช้เกณฑ์เดียวกันกับซัพพลายเออร์ทุกราย ดูคำอธิบายเชิงปฏิบัติเกี่ยวกับเงื่อนไขการขนส่งทั่วไปได้ที่ FOB, CIF และ DDP เมื่อนำเข้าจากจีน

ระบุวันที่ต้องการตัวอย่าง ระยะเวลาผลิต และวันที่เป้าหมายในการจัดส่ง ขอให้ซัพพลายเออร์ระบุว่าระยะเวลาเริ่มนับเมื่อใด เช่น หลังชำระเงินมัดจำ อนุมัติตัวอย่าง หรืออนุมัติอาร์ตเวิร์ก ระบุว่าสินค้าต้องพร้อมตรวจสอบก่อนจัดส่งหรือไม่ และต้องการเอกสารส่งออกหรือการสนับสนุนด้านการรวมสินค้าหรือไม่

เปรียบเทียบต้นทุนทั้งหมดแทนการดูเฉพาะราคาต่อหน่วย บันทึกค่าแม่พิมพ์ ตัวอย่าง บรรจุภัณฑ์ การตรวจสอบ สมมติฐานด้านค่าระวาง เงื่อนไขการชำระเงิน และค่าใช้จ่ายที่ไม่รวม คู่มือ การคำนวณต้นทุนสินค้านำเข้าถึงปลายทาง อาจช่วยให้คุณคำนึงถึงต้นทุนที่อยู่นอกเหนือราคาที่ซัพพลายเออร์เสนอ

ช่องข้อมูลและเอกสารแนบสำหรับเทมเพลต RFQ

ใช้แบบฟอร์มหรือตารางที่มีโครงสร้าง เพื่อให้ซัพพลายเออร์ทุกรายตอบคำถามเดียวกัน คุณสามารถคัดลอกช่องต่อไปนี้ลงในเอกสาร RFQ และปรับให้เหมาะกับผลิตภัณฑ์ของคุณ

• บริษัทผู้ซื้อ ผู้ติดต่อ อีเมล และข้อมูลอ้างอิง RFQ
• วันที่ออกเอกสาร ฉบับแก้ไข เส้นตายในการตอบกลับ และอายุใบเสนอราคาที่ต้องการ
• ชื่อผลิตภัณฑ์ รุ่น การใช้งานที่ต้องการ และคำอธิบายผลิตภัณฑ์
• ข้อกำหนดทางเทคนิค ขนาดสำคัญ วัสดุ สี และข้อกำหนดด้านประสิทธิภาพ
• ตัวเลือกที่ต้องการ ทางเลือกที่อนุมัติ และการทดแทนคุณลักษณะหรือส่วนประกอบที่ไม่อนุญาต
• บรรจุภัณฑ์ รายละเอียดกล่อง ฉลาก บาร์โค้ด และข้อกำหนดอาร์ตเวิร์ก
• โลโก้ การปรับแต่ง แม่พิมพ์ และค่าใช้จ่ายครั้งเดียวอื่น ๆ
• ปริมาณการสั่งซื้อสำหรับแต่ละระดับราคาและปริมาณการสั่งซื้อขั้นต่ำของซัพพลายเออร์
• ความพร้อมของตัวอย่าง ค่าใช้จ่าย ระยะเวลา และกระบวนการอนุมัติตัวอย่าง
• ระยะเวลาผลิต วันที่ต้องการให้พร้อม และข้อกำหนดการตรวจสอบ
• เงื่อนไขการส่งมอบและสถานที่ที่ระบุ ตลาดปลายทาง และจุดหมายการจัดส่ง
• เงื่อนไขการชำระเงิน สกุลเงินของใบเสนอราคา และอายุใบเสนอราคา
• บริการที่รวมอยู่ ต้นทุนที่ไม่รวม สมมติฐาน ข้อยกเว้น และข้อแตกต่างที่เสนอ
• ชื่อตามกฎหมายของซัพพลายเออร์ สถานที่ผลิต และผู้ตอบเป็นผู้ผลิตหรือบริษัทการค้า

แนบแบบผลิตภัณฑ์หรือเอกสารข้อกำหนดฉบับล่าสุด ภาพถ่ายอ้างอิง อาร์ตเวิร์ก แบบไดคัตบรรจุภัณฑ์ รายการตรวจสอบคุณภาพ และบันทึกตัวอย่างที่เกี่ยวข้อง ตั้งชื่อไฟล์ให้ชัดเจนโดยระบุผลิตภัณฑ์ ฉบับแก้ไข และวันที่ หากส่งตัวอย่างจริง ให้ระบุไว้ใน RFQ และอธิบายว่าซัพพลายเออร์ควรทำให้ตรงกับคุณลักษณะใด

ขอให้ซัพพลายเออร์ส่งแบบฟอร์มที่กรอกครบพร้อมภาพถ่ายผลิตภัณฑ์ที่เกี่ยวข้อง กำหนดการตัวอย่างที่เสนอ และข้อมูลสนับสนุนที่เหมาะสมกับผลิตภัณฑ์ สำหรับคำกล่าวอ้างเกี่ยวกับศักยภาพการผลิตหรือระบบคุณภาพ ให้ขอเอกสารหรือบันทึกที่คุณสามารถตรวจสอบได้ ควรตรวจสอบตัวตนของซัพพลายเออร์และสถานที่ผลิตโดยอิสระด้วย ดูที่ การตรวจสอบประวัติซัพพลายเออร์จีน: สิ่งที่ผู้ซื้อควรตรวจสอบ

ตรวจสอบคำตอบของซัพพลายเออร์และค้นหาใบเสนอราคาที่ไม่ครบถ้วน

รวบรวมคำตอบไว้ในตารางเปรียบเทียบเดียว และเก็บใบเสนอราคาฉบับจริงไว้ควบคู่กัน เปรียบเทียบซัพพลายเออร์แต่ละรายตามข้อกำหนด ปริมาณ บรรจุภัณฑ์ ขอบเขตการส่งมอบ และสมมติฐานด้านการชำระเงินเดียวกัน การเว้นช่องว่างในใบเสนอราคาไม่ได้หมายความว่าเป็นการปฏิเสธเสมอไป แต่เป็นประเด็นที่ยังไม่ได้ข้อสรุปและไม่ควรถือว่าได้รับการยืนยัน

ตรวจสอบความแตกต่างของวัสดุ ขนาด ส่วนประกอบที่รวมอยู่ งานพิมพ์ จำนวนสินค้าในกล่อง ค่าตัวอย่าง ระยะเวลาผลิต และสถานที่ส่งมอบที่ระบุเป็นพิเศษ ยืนยันว่าราคาเป็นราคาต่อชิ้น ต่อชุด ต่อกล่อง หรือหน่วยอื่น ถามว่าค่าแม่พิมพ์และค่าตั้งค่าเป็นค่าใช้จ่ายครั้งเดียวหรือเรียกเก็บซ้ำ และบรรจุภัณฑ์ที่เสนอเป็นแบบมาตรฐานหรือปรับแต่ง

ถือว่าคำกล่าวอ้างที่ไม่มีหลักฐานและคำตอบที่คลุมเครือเป็นประเด็นที่ต้องแก้ไข ไม่ใช่ความสามารถที่ยืนยันแล้ว ขอใบเสนอราคาฉบับแก้ไขหากซัพพลายเออร์เปลี่ยนข้อกำหนด ปริมาณ หรือเงื่อนไขการส่งมอบ เก็บประวัติฉบับแก้ไขไว้ เพื่อให้ฉบับที่ตกลงกันในท้ายที่สุดใช้เป็นข้อมูลสำหรับใบสั่งซื้อ ตัวอย่างที่อนุมัติ และเกณฑ์การตรวจสอบได้

RFQ ที่มีรูปแบบสอดคล้องกันทำให้การเปรียบเทียบราคามีความหมายมากขึ้น แต่ไม่สามารถทดแทนการประเมินตัวอย่างหรือการตรวจสอบซัพพลายเออร์ได้ ก่อนสั่งซื้อ ให้ยืนยันข้อกำหนดเป็นลายลักษณ์อักษร อนุมัติตัวอย่างที่เกี่ยวข้อง และตกลงวิธีจัดการข้อบกพร่องและข้อแตกต่าง สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเปรียบเทียบข้อเสนอ โปรดอ่าน วิธีเปรียบเทียบใบเสนอราคาจากซัพพลายเออร์จีนก่อนสั่งซื้อ

คำถามที่พบบ่อย

RFQ สำหรับจัดหาสินค้าจากจีนควรมีรายละเอียดมากเพียงใด

ควรมีรายละเอียดเพียงพอให้ซัพพลายเออร์เสนอราคาสำหรับผลิตภัณฑ์และขอบเขตทางการค้าเดียวกัน รวมข้อกำหนดที่วัดผลได้ ปริมาณ บรรจุภัณฑ์ การปรับแต่ง เงื่อนไขการส่งมอบ และวิธีระบุสมมติฐานหรือข้อแตกต่าง แนบแบบหรือไฟล์อ้างอิงเมื่อข้อความไม่เพียงพอ

ควรใส่ราคาเป้าหมายของฉันหรือไม่

คุณสามารถใส่ราคาเป้าหมายได้เมื่อราคานั้นอ้างอิงผลิตภัณฑ์และขอบเขตที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน แต่อย่าให้ราคาเป้าหมายมาแทนที่คำขอใบเสนอราคาที่ครบถ้วน ขอให้ซัพพลายเออร์ระบุราคาของตนเอง รายการที่รวมอยู่ สมมติฐาน และตัวเลือกที่ทำให้ต้นทุนเปลี่ยนแปลง ราคาเป้าหมายที่ไม่มีข้อกำหนดอาจทำให้ได้ข้อเสนอที่เปรียบเทียบกันไม่ได้

สามารถส่ง RFQ เดียวกันให้ซัพพลายเออร์หลายรายได้หรือไม่

ได้ ใช้ฉบับ ระดับปริมาณ และเส้นตายในการตอบกลับเดียวกันกับผู้สมัครแต่ละราย หากมีฉบับแก้ไขภายหลัง ให้ส่งให้ซัพพลายเออร์ทุกรายที่ยังอยู่ระหว่างการเปรียบเทียบ และขอให้ยืนยันว่าใบเสนอราคาครอบคลุมฉบับใด

หากซัพพลายเออร์ไม่สามารถทำตามข้อกำหนดหนึ่งข้อได้ควรทำอย่างไร

ขอให้ซัพพลายเออร์ระบุข้อกำหนดที่ทำไม่ได้อย่างแน่นอน เสนอทางเลือก และแจ้งผลกระทบด้านต้นทุนและระยะเวลา แยกทางเลือกนั้นออกจากข้อกำหนดเดิม และอนุมัติเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนถือว่าทางเลือกนั้นเป็นส่วนหนึ่งของคำสั่งซื้อ