ระยะเวลาผลิต: อะไรเป็นตัวกำหนดอย่างแท้จริง

ระยะเวลาผลิตที่แจ้งไว้ 35 วัน ไม่ได้หมายความว่าเป็นเวลา 35 วันนับจากวันที่คุณสั่งซื้อ โดยทั่วไป ระยะเวลาดังกล่าวจะเริ่มนับจากจุดเริ่มต้นที่โรงงานกำหนด และผู้ซื้อที่วางแผนโดยใช้วันที่เริ่มต้นผิด ย่อมคำนวณวันที่เสร็จสิ้นผิดไปด้วย

องค์ประกอบทั้งสี่ภายในตัวเลขระยะเวลาที่แจ้งไว้

1. การยืนยันคำสั่งซื้อ ข้อกำหนดถูกสรุปและล็อกไว้ อาร์ตเวิร์กได้รับการอนุมัติ ตัวอย่างได้รับการเซ็นรับรอง เงินมัดจำได้รับและเคลียร์เรียบร้อยแล้ว จะไม่มีการเริ่มงานใด ๆ ก่อนถึงขั้นตอนนี้ และนี่คือขั้นตอนที่ผู้ซื้อมักยืดเวลาออกไปโดยไม่ทันสังเกตมากที่สุด
2. การจัดหาวัตถุดิบ วัตถุดิบทุกอย่างที่โรงงานไม่ได้มีอยู่ในสต็อก สำหรับวัสดุมาตรฐานอาจใช้เวลาเป็นวัน แต่สำหรับสี เกรด หรือชิ้นส่วนนำเข้าเฉพาะ อาจใช้เวลาเป็นสัปดาห์
3. การผลิต การผลิตจริง โดยทั่วไปเป็นองค์ประกอบที่คาดการณ์ได้มากที่สุด และเป็นองค์ประกอบเดียวที่โรงงานส่วนใหญ่แจ้งระยะเวลาได้อย่างแม่นยำ
4. การบรรจุและการเตรียมก่อนจัดส่ง การบรรจุ การตรวจสอบ และการรอจองพื้นที่บนเที่ยวเรือ

ระยะเวลาผลิตที่แจ้งไว้ส่วนใหญ่อธิบายองค์ประกอบที่ 3 และบางส่วนขององค์ประกอบที่ 2 ช่องว่างระหว่างความคาดหวังของผู้ซื้อกับความหมายที่โรงงานต้องการสื่อ มักอยู่ในองค์ประกอบที่ 1

จุดที่มักเกิดความล่าช้า

การจัดหาวัตถุดิบ เป็นองค์ประกอบที่มักล่าช้ามากที่สุด และความล่าช้านี้เกิดขึ้นอย่างเงียบ ๆ เพราะผู้ซื้อไม่เห็นความเคลื่อนไหวไม่ว่าจะในทางใด สีสั่งทำพิเศษที่ต้องรอรอบการผลิตจากโรงงานวัตถุดิบ ชิ้นส่วนจากผู้จัดหาช่วงต่อที่มีคิวของตนเอง หรือวัสดุที่ได้รับการรับรองซึ่งมีห่วงโซ่อุปทานยาวกว่า สิ่งเหล่านี้ล้วนเพิ่มเวลาได้หลายสัปดาห์โดยไม่ได้รวมอยู่ในใบเสนอราคา

คำถามที่มีประโยชน์ไม่ใช่ “ระยะเวลาผลิตเท่าไร” แต่คือ “วัตถุดิบใดในสินค้านี้ใช้เวลาจัดหานานที่สุด และคุณมีวัตถุดิบนั้นอยู่ในสต็อกหรือไม่” โรงงานที่ตอบได้อย่างชัดเจน คือโรงงานที่ได้พิจารณาประเด็นนี้ไว้แล้ว

รอบการอนุมัติ เป็นองค์ประกอบที่ผู้ซื้อควบคุมได้ แต่ก็มักเป็นสิ่งที่ทำให้กำหนดการล่าช้ามากที่สุด การแก้ไขอาร์ตเวิร์กแต่ละครั้ง การทำตัวอย่างแต่ละรอบ และการชี้แจงข้อกำหนดแต่ละประเด็น ล้วนเพิ่มเวลา และนาฬิกาที่โรงงานใช้วัดระยะเวลาอาจเริ่มนับก็ต่อเมื่อทุกเรื่องได้รับการสรุปแล้ว การรวบรวมความคิดเห็นให้เป็นรอบเดียว คือสิ่งที่มีประสิทธิภาพสูงสุดที่ผู้ซื้อสามารถทำได้เพื่อปกป้องกำหนดส่งมอบ

ผลกระทบตามฤดูกาลที่ต่อรองไม่ได้

ตรุษจีนเป็นช่วงเวลาที่มีผลกระทบมากที่สุด โรงงานปิดทำการเป็นเวลาหนึ่งถึงสามสัปดาห์ แต่ในทางปฏิบัติ ผลกระทบจะยาวนานกว่านั้น การผลิตจะชะลอตัวลงในช่วงหลายสัปดาห์ก่อนวันหยุด เนื่องจากพนักงานทยอยเดินทางกลับก่อน และจะกลับมาเร่งตัวอย่างช้า ๆ หลังวันหยุด เพราะพนักงานกลับเข้าทำงานไม่พร้อมกัน สมมติฐานสำหรับการวางแผนที่เหมาะสมคือ ผลผลิตลดลงเป็นเวลาสี่ถึงหกสัปดาห์โดยรอบช่วงวันหยุด และผลกระทบยังส่งต่อไปถึงผู้จัดหาช่วงต่อด้วย

อีกสองช่วงเวลาที่ควรรู้จัก ได้แก่ สัปดาห์วันหยุดแห่งชาติในเดือนตุลาคม และช่วงพีคก่อนคริสต์มาส ซึ่งทั้งกำลังการผลิตของโรงงานและพื้นที่ขนส่งจะตึงตัวพร้อมกัน

ความจุของการขนส่งเป็นข้อจำกัดที่แยกจากการผลิต ตู้คอนเทนเนอร์ที่พร้อมจัดส่งในช่วงพีคก่อนคริสต์มาสอาจต้องรอพื้นที่ และอัตราค่าขนส่งในช่วงดังกล่าวจะเพิ่มขึ้นอย่างมาก การผลิตเสร็จตรงเวลาไม่ได้หมายความว่าสินค้าจะเคลื่อนย้ายได้ตรงเวลา

ระยะเวลาขนส่ง และเวลาสำรองที่แต่ละรูปแบบต้องใช้

ระยะเวลาขนส่งเป็นระยะทางจากท่าเรือต้นทางถึงท่าเรือปลายทาง การดำเนินพิธีการศุลกากร การขนส่งภายในประเทศ และการจัดส่งไปยังที่อยู่ปลายทางเป็นส่วนเพิ่มเติม โดยพิธีการศุลกากรเป็นขั้นตอนที่มีโอกาสสร้างความประหลาดใจที่ไม่พึงประสงค์ได้มากที่สุดเมื่อเอกสารไม่สมบูรณ์

การสร้างกำหนดการที่รับมือกับความเป็นจริงได้

วางแผนย้อนกลับจากวันที่สินค้าต้องพร้อมวางบนชั้นวางสินค้า:

• วันที่สินค้าต้องพร้อมวางบนชั้นวาง
• ลบด้วยเวลาขนส่งภายในประเทศและพิธีการศุลกากร
• ลบด้วยระยะเวลาขนส่งทางทะเลรวมเวลาสำรอง
• ลบด้วยเวลารอเที่ยวเรือ ซึ่งมักเป็นหนึ่งสัปดาห์ และอาจนานกว่านั้นในช่วงพีค
• ลบด้วยเวลาตรวจสอบและช่วงเวลาสำหรับแก้ไขงาน หากจำเป็น
• ลบด้วยระยะเวลาผลิต
• ลบด้วยระยะเวลาจัดหาวัตถุดิบ
• ลบด้วยรอบการอนุมัติของคุณเอง โดยประเมินตามความเป็นจริง

วันที่ที่ได้จากการคำนวณคือวันที่ต้องยืนยันคำสั่งซื้อ ผู้ซื้อที่คำนวณเช่นนี้เพียงครั้งเดียวมักไม่ข้ามขั้นตอนนี้อีก เพราะคำตอบที่ได้มักเร็วกว่าที่สัญชาตญาณแนะนำหลายสัปดาห์

การจัดการคำสั่งซื้อที่ล่าช้า

ขอภาพถ่ายการผลิตตามจุดตรวจที่กำหนดไว้ แทนการสอบถามเพียงสถานะ ภาพถ่ายสินค้าที่อยู่บนสายการผลิตเป็นหลักฐาน ส่วนคำว่า “เป็นไปตามกำหนดการ” ไม่ใช่หลักฐาน จุดตรวจที่ควรกำหนดไว้ ได้แก่ ได้รับวัตถุดิบแล้ว เริ่มการผลิตแล้ว ผลิตเสร็จ 50% และเริ่มบรรจุแล้ว

เมื่อได้รับรายงานความล่าช้า คำถามที่มีประโยชน์คือ สิ่งใดล่าช้าโดยเฉพาะ วันที่ใหม่คือวันใด และอะไรทำให้วันที่ใหม่นั้นน่าเชื่อถือกว่าวันที่แจ้งครั้งก่อน โรงงานที่ตอบได้ครบทั้งสามข้อกำลังจัดการกับปัญหา ส่วนโรงงานที่เสนอเพียงวันที่ใหม่โดยไม่บอกสาเหตุ มีแนวโน้มว่าจะล่าช้าอีกครั้ง