Un plazo de entrega cotizado de 35 días no significa 35 días desde el día en que realiza el pedido. Normalmente comienza en un momento definido por la fábrica, y los compradores que planifican desde una fecha de inicio incorrecta llegan a una fecha de finalización equivocada.
Los cuatro componentes incluidos en una cifra cotizada
- Confirmación del pedido. Especificaciones cerradas, diseño aprobado, muestras aprobadas, depósito recibido y compensado. Nada comienza antes de esto, y esta es la etapa que los compradores suelen prolongar más sin darse cuenta.
- Adquisición de materiales. Todo aquello que la fábrica no tiene en stock. Para materiales estándar, días. Para un color, grado o componente importado específico, semanas.
- Producción. La fabricación propiamente dicha. Normalmente es el componente más predecible y el único que la mayoría de las fábricas cotiza con precisión.
- Embalaje y preparación para el envío. Embalaje, inspección y espera para conseguir una reserva en un buque.
La mayoría de los plazos de entrega cotizados describen el componente 3 y parte del 2. La diferencia entre las expectativas del comprador y lo que quiere decir la fábrica suele encontrarse en el componente 1.
Dónde se producen los retrasos
La adquisición de materiales es el componente que más suele retrasarse, y lo hace silenciosamente porque el comprador no ve actividad en ningún sentido. Un color personalizado que requiere una tirada en una fábrica textil, un componente de un subproveedor con su propia cola de producción o un material certificado con una cadena de suministro más larga: cualquiera de estos factores puede añadir semanas que no estaban incluidas en la cotización.
La pregunta útil no es «¿cuál es el plazo de entrega?», sino «¿cuál es el material de mayor plazo de este producto y lo tienen en stock?». Una fábrica que responde con precisión es una fábrica que ha reflexionado sobre el tema.
Los ciclos de aprobación son el componente que controla el comprador y que con más frecuencia se desborda. Cada revisión del diseño, cada ronda de muestras y cada aclaración de las especificaciones añade días, y el reloj que utiliza la fábrica puede no comenzar hasta que se cierra la última de ellas. Consolidar los comentarios en rondas únicas es lo más eficaz que puede hacer un comprador para proteger una fecha de entrega.
Efectos estacionales que no son negociables
El Año Nuevo chino es el principal. Las fábricas cierran entre una y tres semanas, pero la interrupción práctica es más larga: la producción disminuye durante las semanas anteriores porque los trabajadores se marchan antes, y se recupera lentamente después, ya que el personal regresa de forma irregular. Una previsión realista es asumir entre cuatro y seis semanas de producción reducida alrededor de la festividad; el efecto también se transmite a los subproveedores.
Hay otros dos periodos que conviene conocer: la semana de vacaciones nacionales de octubre y el pico previo a Navidad, cuando tanto la capacidad de las fábricas como el espacio de transporte se reducen simultáneamente.
La capacidad de transporte de mercancías es una limitación independiente de la producción. Un contenedor listo para enviarse durante el pico previo a Navidad puede tener que esperar espacio, y las tarifas aumentan considerablemente durante ese periodo. Que la producción termine a tiempo no significa que la mercancía se mueva a tiempo.
Tránsito del envío y margen necesario para cada modalidad
| Modalidad | Tránsito habitual | Margen sugerido |
|---|---|---|
| Transporte aéreo | 3–7 días | 3–5 días |
| Transporte marítimo, de Asia a Europa | 30–40 días | 10–14 días |
| Transporte marítimo, de Asia a la costa oeste de EE. UU. | 18–28 días | 7–10 días |
| Transporte marítimo, de Asia a África Oriental | 25–35 días | 10–14 días |
| Transporte ferroviario, de Asia a Europa | 18–25 días | 10–14 días |
El tránsito se calcula de puerto a puerto. El despacho de aduanas, el transporte interior y la entrega en la dirección final son adicionales, y el despacho es el paso con más probabilidades de producir una sorpresa desagradable cuando la documentación no es correcta.
Cómo crear un calendario que sobreviva al contacto con la realidad
Trabaje hacia atrás desde la fecha en la que la mercancía debe estar en el estante:
- Fecha necesaria en el estante.
- Menos la entrega interior y el despacho.
- Menos el tránsito marítimo más el margen.
- Menos la espera para conseguir una salida marítima, a menudo una semana o más durante la temporada alta.
- Menos la inspección y cualquier periodo para reprocesos.
- Menos la producción.
- Menos la adquisición de materiales.
- Menos sus propios ciclos de aprobación, estimados con honestidad.
La fecha resultante es aquella en la que debe confirmarse el pedido. Los compradores que hacen este cálculo una vez rara vez vuelven a omitirlo, porque la respuesta suele ser varias semanas anterior a lo que sugería la intuición.
Cómo gestionar un pedido que se está retrasando
Solicite fotografías de la producción en hitos definidos en lugar de pedir actualizaciones de estado. Una fotografía de la mercancía en la línea de producción es una prueba; «según lo previsto» no lo es. Algunos hitos que conviene establecer son: materiales recibidos, producción iniciada, 50 % completado y embalaje iniciado.
Cuando se comunica un retraso, las preguntas útiles son qué se ha retrasado exactamente, cuál es la nueva fecha y qué hace que esa fecha sea más fiable que la anterior. Una fábrica que puede responder a las tres está gestionando el problema. Una que solo ofrece una nueva fecha sin explicar la causa probablemente volverá a retrasarse.