Um prazo de entrega cotado de 35 dias não significa 35 dias a partir do dia em que você faz o pedido. Normalmente, ele começa em um momento definido pela fábrica, e os compradores que planejam a partir da data inicial errada chegam à data de conclusão errada.
Os quatro componentes incluídos em um prazo cotado
- Confirmação do pedido. Especificação congelada, arte aprovada, amostras aprovadas, sinal recebido e compensado. Nada começa antes disso, e esta é a etapa que os compradores mais frequentemente prolongam sem perceber.
- Compra de materiais. Tudo o que a fábrica não mantém em estoque. Para materiais padrão, alguns dias. Para uma cor, classificação ou componente importado específico, semanas.
- Produção. A fabricação propriamente dita. Normalmente, é o componente mais previsível e o único que a maioria das fábricas cota com precisão.
- Embalagem e preparação para expedição. Embalagem, inspeção e espera por uma reserva em um navio.
A maioria dos prazos de entrega cotados descreve o componente 3 e parte do componente 2. A diferença entre a expectativa do comprador e o que a fábrica quer dizer normalmente está no componente 1.
Onde ocorre o atraso
A compra de materiais é o componente que mais sofre atrasos, e isso acontece silenciosamente porque o comprador não vê atividade em nenhum dos casos. Uma cor personalizada que exige uma produção específica na fábrica têxtil, um componente de um subfornecedor com sua própria fila de pedidos, um material certificado com uma cadeia de fornecimento mais longa: qualquer um desses fatores pode acrescentar semanas que não estavam incluídas na cotação.
A pergunta útil não é “qual é o prazo de entrega?”, mas “qual é o material deste produto com o prazo de fornecimento mais longo e vocês o mantêm em estoque?”. Uma fábrica que responde com precisão é uma fábrica que pensou sobre o assunto.
Os ciclos de aprovação são o componente que o comprador controla e que mais frequentemente causa atrasos. Cada revisão da arte, cada rodada de amostras e cada esclarecimento de especificação acrescentam dias, e o relógio que a fábrica está usando como referência pode não começar até que o último deles seja concluído. Consolidar o feedback em rodadas únicas é a medida mais eficaz que um comprador pode tomar para proteger uma data de entrega.
Efeitos sazonais que não são negociáveis
O Ano Novo Chinês é o principal deles. As fábricas fecham por uma a três semanas, mas a interrupção prática é mais longa: a produção diminui nas semanas anteriores, à medida que os trabalhadores saem mais cedo, e é retomada gradualmente depois, conforme os funcionários retornam de forma desigual. Uma premissa realista de planejamento é considerar quatro a seis semanas de produção reduzida em torno do feriado, e o efeito também se propaga pelos subfornecedores.
Dois outros períodos que vale a pena conhecer: a semana do feriado nacional de outubro e o pico que antecede o Natal, quando a capacidade das fábricas e o espaço para transporte marítimo ficam mais limitados simultaneamente.
A capacidade de transporte é uma restrição separada da produção. Um contêiner pronto para embarque durante o pico que antecede o Natal pode esperar por espaço, e as tarifas aumentam acentuadamente nesse período. A produção estar dentro do prazo não significa que as mercadorias serão movimentadas dentro do prazo.
Trânsito do transporte e a margem necessária para cada modalidade
| Modalidade | Trânsito típico | Margem sugerida |
|---|---|---|
| Frete aéreo | 3–7 dias | 3–5 dias |
| Transporte marítimo, Ásia para a Europa | 30–40 dias | 10–14 dias |
| Transporte marítimo, Ásia para a Costa Oeste dos EUA | 18–28 dias | 7–10 dias |
| Transporte marítimo, Ásia para a África Oriental | 25–35 dias | 10–14 dias |
| Transporte ferroviário, Ásia para a Europa | 18–25 dias | 10–14 dias |
O trânsito é calculado de porto a porto. O desembaraço aduaneiro, o transporte terrestre interno e a entrega no endereço final são adicionais, e o desembaraço é a etapa com maior probabilidade de gerar uma surpresa desagradável quando a documentação está incompleta ou incorreta.
Como elaborar um cronograma que resista à realidade
Faça o planejamento retroativo a partir da data em que as mercadorias precisam estar disponíveis na prateleira:
- Data necessária na prateleira.
- Menos a entrega terrestre interna e o desembaraço.
- Menos o trânsito marítimo mais a margem.
- Menos a espera por um embarque: geralmente uma semana, ou mais na alta temporada.
- Menos a inspeção e qualquer janela para retrabalho.
- Menos a produção.
- Menos a compra de materiais.
- Menos os seus próprios ciclos de aprovação, estimados de forma honesta.
A data resultante é aquela em que o pedido precisa ser confirmado. Os compradores que fazem esse cálculo uma vez raramente deixam de fazê-lo novamente, porque a resposta geralmente é várias semanas mais cedo do que o instinto sugeria.
Como gerenciar um pedido atrasado
Peça uma fotografia da produção em marcos definidos, em vez de simplesmente pedir uma atualização de status. Uma fotografia das mercadorias na linha de produção é uma evidência; “dentro do cronograma” não é. Vale a pena estabelecer os seguintes marcos: material recebido, produção iniciada, 50% concluído e embalagem iniciada.
Quando um atraso é comunicado, as perguntas úteis são: o que especificamente está atrasado, qual é a nova data e o que torna essa data mais confiável do que a data informada mais recentemente. Uma fábrica que consegue responder às três perguntas está gerenciando o problema. Uma fábrica que oferece apenas uma nova data sem explicar a causa provavelmente terá outro atraso.