Un délai annoncé de 35 jours ne signifie pas 35 jours à compter du jour où vous passez la commande. Il commence généralement à partir d'un moment défini par l'usine, et les acheteurs qui planifient à partir de la mauvaise date de départ aboutissent à une mauvaise date de fin.
Les quatre composantes comprises dans un délai annoncé
- Confirmation de la commande. Spécifications finalisées, maquette approuvée, échantillons validés, acompte reçu et crédité. Rien ne commence avant cette étape, et c'est celle que les acheteurs prolongent le plus souvent sans s'en apercevoir.
- Approvisionnement en matériaux. Tout ce que l'usine ne détient pas en stock. Pour les matériaux standards, quelques jours. Pour une couleur, une qualité ou un composant importé spécifique, plusieurs semaines.
- Production. La fabrication proprement dite. C'est généralement la composante la plus prévisible, et la seule que la plupart des usines chiffrent avec précision.
- Emballage et pré-expédition. Emballage, inspection et attente d'une réservation sur un navire.
La plupart des délais annoncés décrivent la composante 3 et une partie de la composante 2. L'écart entre les attentes de l'acheteur et ce que signifie le délai pour l'usine se situe généralement dans la composante 1.
À quel moment le retard survient
L'approvisionnement en matériaux est la composante qui dérape le plus souvent, et cela se fait silencieusement, car l'acheteur ne voit aucune activité dans un sens comme dans l'autre. Une couleur personnalisée qui nécessite une production en usine textile, un composant provenant d'un sous-fournisseur avec sa propre file d'attente, un matériau certifié soumis à une chaîne plus longue : chacun de ces éléments peut ajouter des semaines qui ne figuraient pas dans le devis.
La question utile n'est pas « quel est le délai ? », mais « quel est le matériau de ce produit dont le délai d'approvisionnement est le plus long, et le détenez-vous en stock ? ». Une usine qui répond précisément est une usine qui y a réfléchi.
Les cycles d'approbation sont la composante que l'acheteur contrôle et fait le plus souvent déraper. Chaque révision de maquette, chaque série d'échantillons et chaque clarification des spécifications ajoutent des jours, et le délai que l'usine mesure peut ne commencer qu'une fois la dernière étape terminée. Regrouper les retours en séries uniques est la mesure la plus efficace qu'un acheteur puisse prendre pour protéger une date de livraison.
Les effets saisonniers qui ne sont pas négociables
Le Nouvel An chinois est le principal facteur. Les usines ferment pendant une à trois semaines, mais les perturbations pratiques durent plus longtemps : la production ralentit dans les semaines précédentes lorsque les ouvriers partent plus tôt, puis redémarre progressivement après les congés, lorsque le personnel revient de manière échelonnée. Une hypothèse de planification réaliste est de prévoir quatre à six semaines de production réduite autour de cette période, et l'effet se répercute également sur les sous-fournisseurs.
Deux autres périodes méritent d'être connues : la semaine des congés nationaux d'octobre et le pic précédant Noël, lorsque la capacité des usines et l'espace disponible pour le transport maritime se resserrent simultanément.
La capacité de fret est une contrainte distincte de la production. Un conteneur prêt à être expédié pendant le pic précédant Noël peut attendre qu'une place se libère, et les tarifs augmentent fortement pendant cette période. Le fait que la production soit dans les temps ne signifie pas que les marchandises seront acheminées dans les temps.
Transit des expéditions et marge nécessaire pour chaque mode de transport
| Mode | Transit habituel | Marge suggérée |
|---|---|---|
| Fret aérien | 3–7 jours | 3–5 jours |
| Transport maritime, Asie vers Europe | 30–40 jours | 10–14 jours |
| Transport maritime, Asie vers côte ouest des États-Unis | 18–28 jours | 7–10 jours |
| Transport maritime, Asie vers Afrique de l'Est | 25–35 jours | 10–14 jours |
| Transport ferroviaire, Asie vers Europe | 18–25 jours | 10–14 jours |
Le transit s'entend de port à port. Le dédouanement, le transport intérieur et la livraison à l'adresse finale sont des étapes supplémentaires, et le dédouanement est celle qui risque le plus de produire une mauvaise surprise lorsque les documents sont imparfaits.
Établir un calendrier qui résiste aux conditions réelles
Remontez le calendrier à partir de la date à laquelle les marchandises doivent être en rayon :
- Marchandises requises en rayon.
- Moins la livraison intérieure et le dédouanement.
- Moins le transit maritime plus la marge.
- Moins l'attente d'un départ maritime, souvent une semaine, voire davantage en haute saison.
- Moins l'inspection et toute période prévue pour les retouches.
- Moins la production.
- Moins l'approvisionnement en matériaux.
- Moins vos propres cycles d'approbation, estimés honnêtement.
La date obtenue est celle à laquelle la commande doit être confirmée. Les acheteurs qui font ce calcul l'omettent rarement à nouveau, car le résultat se situe généralement plusieurs semaines plus tôt que ce que leur intuition laissait penser.
Gérer une commande qui prend du retard
Demandez une photo de la production à des étapes définies plutôt que de demander un état d'avancement. Une photo des marchandises sur la ligne constitue une preuve ; « dans les délais » n'en est pas une. Les étapes qu'il vaut la peine de fixer sont les suivantes : matériaux reçus, production commencée, 50 % terminés, emballage commencé.
Lorsqu'un retard est signalé, les questions utiles sont les suivantes : qu'est-ce qui est précisément en retard, quelle est la nouvelle date et qu'est-ce qui rend cette date plus fiable que la précédente ? Une usine capable de répondre aux trois questions gère le problème. Celle qui propose uniquement une nouvelle date sans en expliquer la cause risque probablement de subir un nouveau retard.