Uma verificação dos antecedentes de um fornecedor deve relacionar o contrato proposto a uma entidade jurídica específica, a um local de operação e a um contacto autorizado. Os registos públicos de empresas e de medidas de execução podem contribuir para essa verificação, mas a respetiva cobertura, as condições de acesso e as datas devem ser registadas juntamente com tudo o que não foi possível confirmar.
O registo de empresas
Para uma empresa da China continental, obtenha a denominação social registada em chinês, a licença comercial e o código unificado de crédito social. Utilize o identificador para distinguir entidades com nomes semelhantes e, em seguida, compare a licença com as informações de registo oficiais atuais.
Obtenha o registo da empresa e leia cinco campos.
Estado do registo. Registe o estado exato e verifique o seu significado. Um registo ativo é apenas uma parte da verificação; o cancelamento, a revogação, a liquidação ou uma discrepância não resolvida exigem investigação antes de prosseguir.
Data de constituição. Compare a data de registo da entidade contratante com a experiência alegada na cotação. Pergunte se essa experiência pertence a esta empresa, aos seus fundadores ou a uma antecessora, e solicite provas datadas de qualquer reestruturação ou transferência relevante para a encomenda.
Capital registado e informações sobre entradas de capital. Distinga os montantes subscritos dos montantes realizados divulgados publicamente e das datas das entradas de capital. Nenhum dos valores representa o saldo bancário atual ou prova a capacidade de financiar a encomenda. As regras relativas ao capital registado publicadas pela SAMR abordam a divulgação de informações sobre entradas de capital.
Objeto social e local de operação. Compare as atividades registadas com o trabalho proposto para esta encomenda. Pergunte quem opera o local de produção e quais processos são subcontratados. A redação do objeto social, por si só, não prova a propriedade de uma fábrica nem a capacidade de fabricar o produto.
Representante legal e autoridade. Registe o nome e estabeleça quem está autorizado a assinar o contrato. No caso de um pagamento à empresa, compare o beneficiário bancário com a denominação social da empresa contratante, e não com o nome pessoal do representante. Um agente de exportação ou beneficiário de uma entidade relacionada necessita de autoridade documentada e confirmação independente.
Litígios e execução
Pesquise as informações oficiais disponíveis dos tribunais e da execução sob a entidade e os identificadores corretos. Os registos de decisões judiciais, os processos de execução, os registos de restrição de consumo e as listagens de devedores sujeitos a execução são categorias diferentes. Registe a data, as limitações de acesso e as correspondências de identidade não resolvidas; uma pesquisa não pode estabelecer que todos os litígios foram divulgados.
Leia o papel da entidade, a data do processo, a reivindicação, o resultado e o estado atual da execução. Solicite uma explicação e os documentos de suporte relativos a processos relevantes não resolvidos. Avalie o padrão e a sua relação com a encomenda proposta sem tratar o número de processos como um limiar universal de risco.
- Litígios com fornecedores de materiais. Verifique se o fornecedor é réu, quais montantes e obrigações estão em disputa e se uma decisão judicial continua por cumprir. Solicite esclarecimentos sobre o financiamento e a continuidade do fornecimento para a sua encomenda; um litígio, por si só, não prova um atraso iminente no envio.
- Litígios laborais. Analise as datas, as questões e os resultados, e pergunte se alguma alteração operacional confirmada afeta o pessoal responsável pelo trabalho que está a encomendar.
- Registos relativos ao representante. Confirme a identidade da pessoa e a relação com a empresa contratante. Os processos pessoais e os registos de outras empresas exigem uma interpretação separada.
- Litígios relativos à qualidade do produto. Leia qual era, efetivamente, o objeto do litígio.
Anomalias empresariais e sanções
Leia o motivo indicado, a data e o estado atual de qualquer registo de anomalia empresarial. Este pode estar relacionado, entre outros motivos, com questões de comunicação de informações ou de endereço. Pergunte como a questão foi resolvida e confirme o endereço de operação de forma independente; a listagem, por si só, não estabelece uma causa específica.
Analise a decisão efetiva da sanção, a entidade ou o local afetado, os requisitos corretivos e o estado atual. No caso de revestimento, galvanoplastia, impressão, tingimento ou processamento químico, confirme se alguma restrição ativa afeta os processos necessários para a sua encomenda.
Participações sociais e empresas relacionadas
As informações sobre participações sociais podem ajudar a mapear relações divulgadas, sujeitas a verificações de cobertura e identidade. Se o operador da fábrica, o vendedor e o emissor da fatura forem diferentes, documente o papel e a autoridade de cada entidade em vez de presumir que a propriedade comum torna o acordo aceitável.
No caso de alterações de entidade ou de um grupo com várias empresas operacionais, pergunte qual empresa, ativos, pessoal e obrigações pertencem à empresa que assina a sua encomenda. Estabeleça a continuidade através de documentos datados; as datas de registo e cancelamento, por si só, não estabelecem o motivo da reestruturação.
Presença comercial e aduaneira
Os serviços comerciais de dados de expedições podem fornecer provas relativas a algumas rotas e jurisdições de comunicação. Verifique a respetiva cobertura, as datas e a correspondência de identidades: as mercadorias podem ser exportadas através de outra entidade autorizada, e a ausência de um registo não prova que não ocorreu nenhuma exportação.
Solicite ao fornecedor provas adequadas e anonimizadas de expedições relevantes e dos requisitos do destino, com autorização para as verificar quando necessário. Compare-as com quaisquer registos independentes disponíveis. Confirme o custo e a cobertura de uma subscrição de dados antes de a considerar parte da verificação.
O que um registo sem ocorrências não significa
Duas coisas que todos os compradores devem ter em mente.
Uma pesquisa sem resultados desfavoráveis estabelece apenas o que foi encontrado dentro da cobertura e da data dessa pesquisa. Procure provas positivas das capacidades necessárias para a encomenda, incluindo o local de operação, a amostra, o processo de produção e os controlos de qualidade acordados.
Uma verificação da entidade jurídica não estabelece a identidade ou a autoridade da pessoa que o contacta. Licenças, certificados e fotografias podem ser copiados. Confirme o representante e as instruções de pagamento através de um canal independente antes de disponibilizar fundos.
Inicie o contacto através de um canal da empresa estabelecido de forma independente e confirme o papel do contacto e a sua autoridade para pagamentos. Se a confirmação não estiver disponível ou for inconsistente, suspenda o pagamento e resolva a discrepância. Verifique os dados bancários alterados utilizando um método de contacto previamente estabelecido, em conformidade com as orientações do FBI sobre alterações de pagamento.
Esforço proporcional
Para qualquer primeira encomenda, estabeleça a entidade jurídica, o contacto autorizado, o beneficiário bancário e a especificação. Defina a profundidade das verificações adicionais de acordo com o risco do produto, a exposição ao pagamento, o compromisso com ferramentas, a subcontratação e a dificuldade de remediar uma falha.
Solicite cotações para quaisquer verificações encomendadas de acordo com o âmbito: pesquisas de registos e datas, correspondência de identidades, conclusões traduzidas, itens não resolvidos, análise do local ou do processo e documentos entregues. Confirme os honorários, as exclusões e os requisitos de acesso antes de encomendar o trabalho.
Quando a encomenda depender da capacidade de produção ou de um compromisso substancial com ferramentas, considere uma auditoria acordada ao local, amostras, verificações dos processos relevantes e um plano de inspeção juntamente com a análise da entidade. Essas verificações respondem a perguntas diferentes e devem ter critérios de aceitação separados.
Solicite uma verificação de antecedentes do fornecedor com âmbito definido. Forneça a denominação social chinesa ou o código de crédito, o produto proposto, os dados do local de operação, o destino e o acordo de pagamento. Podemos identificar as verificações necessárias e indicar o que o âmbito proposto pode e não pode confirmar.