Une vérification des antécédents d'un fournisseur doit relier le contrat proposé à une entité juridique précise, un site d'exploitation identifié et un interlocuteur autorisé. Les registres publics d'immatriculation et d'exécution peuvent éclairer cette vérification, mais leur couverture, leurs conditions d'accès et leurs dates doivent être consignées avec tout ce que vous n'avez pas pu confirmer.
Le dossier d'immatriculation
Pour une entreprise de Chine continentale, obtenez sa dénomination sociale chinoise enregistrée, sa licence commerciale et son code unifié de crédit social. Utilisez cet identifiant pour distinguer les entités aux noms similaires, puis comparez la licence avec les informations officielles d'immatriculation à jour.
Obtenez le dossier d'immatriculation et lisez cinq champs.
Statut d'immatriculation. Consignez le statut exact et vérifiez sa signification. Une immatriculation active constitue un élément de la vérification ; une radiation, une révocation, une liquidation ou une divergence non résolue nécessite une enquête avant toute démarche.
Date de création. Comparez la date d'immatriculation de l'entité contractante avec l'expérience revendiquée dans le devis. Demandez si cette expérience appartient à cette entreprise, à ses fondateurs ou à un prédécesseur, et demandez des éléments datés pour toute restructuration ou tout transfert pertinent pour la commande.
Capital social enregistré et informations relatives aux apports. Distinguez les montants souscrits des montants versés divulgués publiquement et des dates d'apport. Aucun de ces montants ne constitue un solde bancaire actuel ni une preuve de la capacité à financer la commande. Les règles relatives au capital social publiées par la SAMR traitent de la divulgation des informations relatives aux apports.
Objet social et site d'exploitation. Comparez les activités enregistrées avec le travail proposé pour cette commande. Demandez qui exploite le site de production et quels processus sont sous-traités. Le seul libellé de l'objet social ne prouve ni la propriété d'une usine ni la capacité à fabriquer le produit.
Représentant légal et pouvoirs. Consignez le nom et déterminez qui est autorisé à signer le contrat. Pour un paiement à une entreprise, comparez le bénéficiaire bancaire avec la dénomination légale de l'entreprise contractante, et non avec le nom personnel du représentant. Le bénéficiaire d'un agent exportateur ou d'une entité liée nécessite une autorisation documentée et une confirmation indépendante.
Litiges et exécution
Recherchez les informations officielles disponibles auprès des tribunaux et concernant l'exécution, en utilisant l'entité et les identifiants corrects. Les décisions judiciaires, les dossiers d'exécution, les restrictions de consommation et les inscriptions au registre des débiteurs défaillants sont des catégories différentes. Notez la date, les limites d'accès et les correspondances d'identité non résolues ; une recherche ne peut pas établir que chaque litige a été divulgué.
Lisez le rôle de l'entité, la date de l'affaire, la demande, l'issue et le statut actuel de l'exécution. Demandez une explication et les pièces justificatives pour les affaires pertinentes non résolues. Évaluez la tendance et son lien avec la commande proposée sans considérer le nombre d'affaires comme un seuil de risque universel.
- Litiges avec des fournisseurs de matériaux. Vérifiez si le fournisseur est défendeur, quels montants et obligations sont contestés et si une décision reste impayée. Demandez des éclaircissements sur le financement et la continuité de l'approvisionnement pour votre commande ; un litige ne prouve pas à lui seul un retard imminent d'expédition.
- Litiges du travail. Examinez les dates, les problèmes et les issues, et demandez si une modification opérationnelle confirmée affecte le personnel affecté au travail que vous commandez.
- Dossiers concernant le représentant. Confirmez l'identité de la personne et son lien avec l'entreprise contractante. Les procédures personnelles et les dossiers d'autres entreprises nécessitent une interprétation distincte.
- Litiges relatifs à la qualité des produits. Lisez ce qui faisait réellement l'objet du litige.
Anomalies commerciales et sanctions
Lisez le motif indiqué, la date et le statut actuel de toute inscription pour anomalie commerciale. Elle peut concerner des obligations déclaratives ou des problèmes d'adresse, entre autres motifs. Demandez comment le problème a été résolu et confirmez indépendamment l'adresse d'exploitation ; l'inscription seule n'établit pas une cause particulière.
Examinez la décision de sanction elle-même, l'entité ou le site concerné, les exigences correctives et le statut actuel. Pour l'enduction, le placage, l'impression, la teinture ou le traitement chimique, confirmez si une restriction active affecte les processus nécessaires à votre commande.
Actionnariat et entreprises liées
Les informations sur l'actionnariat peuvent aider à cartographier les relations divulguées, sous réserve de vérifications de couverture et d'identité. Si l'exploitant de l'usine, le vendeur et l'émetteur de la facture diffèrent, documentez le rôle et les pouvoirs de chaque entité au lieu de supposer qu'une propriété commune rend l'organisation acceptable.
En cas de changement d'entité ou de groupe comprenant plusieurs sociétés d'exploitation, demandez quelle activité, quels actifs, quel personnel et quelles obligations appartiennent à l'entreprise qui signe votre commande. Établissez la continuité au moyen de documents datés ; les seules dates d'immatriculation et de radiation n'établissent pas le motif de la restructuration.
Empreinte commerciale et douanière
Les services de données commerciales sur les expéditions peuvent fournir des éléments probants pour certains itinéraires et certaines juridictions déclarantes. Vérifiez leur couverture, leurs dates et la correspondance des identités : les marchandises peuvent être exportées par une autre entité autorisée, et l'absence de dossier ne prouve pas qu'aucune exportation n'a eu lieu.
Demandez au fournisseur des éléments appropriés et expurgés concernant les expéditions pertinentes et les exigences de destination, avec l'autorisation de les vérifier si nécessaire. Comparez-les avec les éventuels dossiers indépendants disponibles. Confirmez le coût et la couverture d'un abonnement à des données avant de le considérer comme faisant partie de la vérification.
Ce qu'un dossier vierge ne signifie pas
Deux éléments que tout acheteur devrait garder à l'esprit.
Une recherche ne produisant aucun résultat défavorable établit uniquement ce qui a été trouvé dans le périmètre et à la date de cette recherche. Cherchez des éléments positifs démontrant les capacités nécessaires à la commande, notamment le site d'exploitation, l'échantillon, le processus de production et les contrôles qualité convenus.
Une vérification de l'entité juridique n'établit ni l'identité ni les pouvoirs de la personne qui vous contacte. Les licences, certificats et photographies peuvent être copiés. Confirmez l'identité du représentant et les instructions de paiement par un canal indépendant avant de débloquer les fonds.
Initiez le contact en utilisant un canal d'entreprise établi indépendamment et confirmez le rôle du contact ainsi que son pouvoir d'autoriser les paiements. Si la confirmation est impossible ou incohérente, suspendez le paiement et résolvez la divergence. Vérifiez les coordonnées bancaires modifiées en utilisant une méthode de contact établie antérieurement, conformément aux recommandations du FBI relatives aux changements de paiement.
Effort proportionné
Pour toute première commande, établissez l'entité juridique, le contact autorisé, le bénéficiaire bancaire et les spécifications. Déterminez la profondeur des vérifications supplémentaires en fonction du risque produit, de l'exposition au paiement, de l'engagement en outillage, de la sous-traitance et de la difficulté à remédier à une défaillance.
Définissez les vérifications commandées selon leur périmètre : recherches dans les registres et dates, correspondance d'identité, résultats traduits, éléments non résolus, examen du site ou des processus, et documents remis. Confirmez les frais, exclusions et exigences d'accès avant de commander le travail.
Lorsque la commande dépend de la capacité de production ou d'un engagement important en outillage, envisagez, en complément de l'examen de l'entité, un audit du site convenu, des échantillons, des vérifications des processus pertinents et un plan d'inspection. Ces vérifications répondent à des questions différentes et devraient avoir des critères d'acceptation distincts.
Demandez une vérification des antécédents d'un fournisseur avec un périmètre défini. Fournissez la dénomination chinoise de l'entreprise ou son code de crédit, le produit proposé, les informations relatives au site d'exploitation, la destination et les modalités de paiement. Nous pouvons déterminer les vérifications nécessaires et préciser ce que le périmètre proposé peut et ne peut pas confirmer.