ดำเนินการตรวจสอบซัพพลายเออร์ ข้อกำหนดสินค้า และการชำระเงินที่เกี่ยวข้องให้ครบถ้วนก่อนส่งเงินมัดจำ การตรวจสอบภายหลังอาจระบุข้อบกพร่องได้ แต่ไม่สามารถทดแทนการตรวจสอบคู่สัญญาที่จำเป็นก่อนโอนเงินได้
ก่อนขอใบเสนอราคา
เริ่มจากการตรวจสอบตัวตนของบริษัทและเอกสารสาธารณะที่มีอยู่ จัดสรรงบประมาณสำหรับเอกสารเพิ่มเติมหรือการตรวจสอบโดยผู้เชี่ยวชาญเมื่อหลักฐานที่มีอยู่ไม่ครบถ้วน
ขอใบอนุญาตประกอบธุรกิจและตรวจสอบรหัสเครดิตทางสังคมแบบรวมกับข้อมูลทะเบียนสาธารณะ คุณกำลังยืนยันว่าบริษัทมีอยู่จริง อยู่ในสถานะปกติในปัจจุบัน และขอบเขตธุรกิจที่จดทะเบียนครอบคลุมการผลิตสินค้าของคุณ ไม่ใช่เพียงการค้า หากขอบเขตธุรกิจระบุเพียงการขายส่งและการนำเข้า/ส่งออก ทั้งที่บริษัทระบุตัวเองว่าเป็นโรงงาน นี่คือความไม่สอดคล้องประการแรกที่ควรยกขึ้นตรวจสอบ
ค้นหาชื่อบริษัทที่จดทะเบียนเป็นภาษาจีน และตรวจสอบข้อมูลศาล ข้อมูลฝ่ายปกครอง และสถานะทางธุรกิจที่มีอยู่ ตรวจสอบวันที่ ผลลัพธ์ และตัวตนในแต่ละรายการ การค้นหาอาจไม่ครบถ้วน และข้อพิพาทเพียงอย่างเดียวไม่ได้ยืนยันว่าบริษัทอยู่ในภาวะมีหนี้สินล้นพ้นตัวในปัจจุบันหรือจะส่งมอบสินค้าได้ในอนาคต
ระหว่างการเสนอราคา
ขอใบเสนอราคาที่ระบุเกรดวัสดุ ขนาดพร้อมค่าความคลาดเคลื่อน วิธีบรรจุภัณฑ์ ขนาดกล่อง และจำนวนต่อกล่อง จากนั้นเปรียบเทียบกับสิ่งที่คุณขอไป
จุดประสงค์ไม่ใช่ตัวเลข แต่คือการดูว่าซัพพลายเออร์พิจารณาข้อกำหนดอย่างจริงจังหรือเพียงจัดรูปแบบคำขอของคุณใหม่แล้วส่งกลับมาพร้อมราคา โรงงานที่เสนอราคามักจะแสดงความคิดเห็นโต้แย้ง เช่น แจ้งว่าค่าความคลาดเคลื่อนของคุณแคบเกินความจำเป็น หรือเกรดอื่นมีราคาถูกกว่าและให้ประสิทธิภาพเทียบเท่ากัน การโต้แย้งเช่นนี้เป็นสัญญาณที่ดีมาก การเห็นด้วยอย่างเงียบ ๆ กับข้อกำหนดทุกประการไม่ใช่
สอบถามว่า MOQ ถูกกำหนดโดยอะไร ได้แก่ แม่พิมพ์ การเตรียมการผลิต การจัดซื้อวัสดุ หรือนโยบายการขาย ขอให้ระบุข้อจำกัดที่ใช้บังคับและทางเลือกสำหรับคำสั่งซื้อขนาดเล็ก แทนการคาดเดาเหตุผลจากตัวเลขกลม ๆ
ก่อนโอนเงินค่าสินค้าตัวอย่าง
ขอวิดีโอคอลโดยเปิดกล้องให้เห็นภายในโรงงาน ไม่ใช่วิดีโอที่บันทึกไว้ แต่เป็นการสนทนาสดในช่วงเวลาทำงานที่ประเทศจีน
ขอให้พวกเขาเดินไปยังเครื่องจักรที่จะใช้ผลิตสินค้าของคุณและแสดงการทำงาน สอบถามว่าเครื่องจักรมีรอบการผลิตเท่าใดและใช้งานกี่เครื่อง ขอชมพื้นที่จัดเก็บวัตถุดิบและพื้นที่สินค้าสำเร็จรูป รวมถึงขอดูจุดที่ดำเนินการ QC
ใช้การสนทนาเพื่อตรวจสอบว่าผู้ติดต่อสามารถอธิบายรูปแบบการผลิตและแสดงสายการผลิตที่เกี่ยวข้องได้หรือไม่ การปฏิเสธอาจเกิดจากข้อจำกัดด้านการเข้าถึง การรักษาความลับ หรือความสัมพันธ์ในฐานะคนกลาง ควรแก้ไขประเด็นนี้ผ่านการเยี่ยมชมสถานที่หรือการตรวจสอบที่มีเอกสารรองรับ แทนการใช้คำตอบเพียงอย่างเดียวเพื่อจัดประเภทบริษัท
เกี่ยวกับสินค้าตัวอย่าง
ควรบันทึกการอนุมัติสินค้าตัวอย่างเป็นลายลักษณ์อักษร และบันทึกดังกล่าวควรมีค่าที่คุณวัดเอง ไม่ใช่เพียงคำคุณศัพท์
ถ่ายภาพและวัดสินค้าตัวอย่าง บันทึกน้ำหนักและขนาดจริง และขอข้อมูลการสอบย้อนกลับของวัสดุหรือผลการทดสอบเมื่อเกรดวัสดุมีความสำคัญ หากไม่มีเอกสารสนับสนุน ให้ชี้แจงว่าสามารถตรวจสอบอะไรได้บ้างกับล็อตสินค้าจำนวนมากก่อนอนุมัติการผลิต
ขอสินค้าตัวอย่างหลายชิ้นเมื่อทำได้ เพื่อค้นหาความแตกต่างที่มองเห็นได้ สินค้าตัวอย่างเพียงไม่กี่ชิ้นไม่สามารถยืนยันผลการยอมรับล็อตสินค้าในเชิงสถิติได้ ควรกำหนดแผนการตรวจสอบและการสุ่มตัวอย่างระหว่างการผลิตแยกต่างหาก
เงื่อนไขการชำระเงินและชื่อบัญชี
ตรวจสอบคำแนะนำการชำระเงินอย่างละเอียดเช่นเดียวกับข้อกำหนดสินค้า บันทึกนิติบุคคลคู่สัญญา ผู้รับเงิน รายละเอียดบัญชี สกุลเงิน และเงื่อนไขที่ทำให้ต้องชำระเงินก่อนอนุมัติการโอน
ชื่อผู้รับเงินต้องตรงกับบริษัทคู่สัญญา ตรวจสอบชื่อที่จดทะเบียนและเอกสารบริษัทไขว้กัน หากตัวแทนส่งออก บริษัทที่เกี่ยวข้อง หรือผู้รับเงินรายอื่นจะเป็นผู้รับชำระเงิน ให้ขอหนังสือมอบอำนาจและตรวจสอบคู่กรณีรวมถึงรูปแบบการดำเนินการโดยอิสระ คำอธิบายทางอีเมลหรือชื่อที่คล้ายกันไม่เพียงพอ อย่าส่งเงินขณะที่ความไม่ตรงกันยังไม่ได้รับการแก้ไข
การเปลี่ยนแปลงรายละเอียดการชำระเงินโดยไม่คาดคิดเป็นสัญญาณเตือนของการหลอกลวงทางอีเมลธุรกิจ ไม่ใช่หลักฐานว่าการเปลี่ยนแปลงทุกกรณีเป็นการฉ้อโกง ยืนยันคำขอผ่านช่องทางติดต่อที่ตรวจสอบไว้ก่อนหน้านี้ อย่าใช้หมายเลขโทรศัพท์ใหม่ที่ระบุอยู่ในข้อความเดียวกัน คำแนะนำของ FBI เกี่ยวกับการหลอกลวงทางอีเมลธุรกิจ อธิบายขั้นตอนการตรวจสอบนี้
เจรจาเงินมัดจำและยอดคงเหลือให้สอดคล้องกับสินค้า ความต้องการจัดซื้อ และแผนการตรวจสอบ ข้อเสนอแบ่งชำระ 30/70 เป็นเพียงตัวอย่างเงื่อนไขทางการค้า ไม่ใช่มาตรฐานด้านความปลอดภัย ระบุเงื่อนไขการตรวจสอบและการยอมรับสินค้า เหตุการณ์ที่ทำให้ปล่อยเงิน และวิธีเยียวยาเมื่อผลการตรวจสอบไม่ผ่าน การชำระเงินล่วงหน้าเต็มจำนวนทำให้ผู้ซื้อมีความเสี่ยงมากขึ้น และจำเป็นต้องตรวจสอบคู่สัญญาและธุรกรรมอย่างรอบคอบ
สิ่งที่การตรวจสอบเหล่านี้ไม่ครอบคลุม
ไม่มีการตรวจสอบใดในที่นี้บอกได้ว่าโรงงานจะยังดำเนินงานอยู่หรือไม่ในอีกแปดเดือน ผู้ปฏิบัติงานหลักกำลังจะลาออกหรือไม่ หรือโรงงานจะแอบเปลี่ยนไปใช้วัสดุที่ถูกกว่าในการสั่งซื้อซ้ำครั้งที่สามเมื่อความสนใจของคุณเปลี่ยนไปแล้ว การตรวจสอบช่วยจัดการความเสี่ยงของคำสั่งซื้อแรก ความสม่ำเสมอในระยะยาวต้องจัดการด้วยการตรวจสอบ การสั่งซื้อซ้ำในรูปแบบที่ทำให้เห็นการเปลี่ยนวัสดุได้ชัดเจน และการทดสอบสินค้าจากการผลิตเป็นครั้งคราวเทียบกับสินค้าตัวอย่างที่อนุมัติครั้งแรก
ผู้ผลิตที่มีอยู่จริงและมีความสามารถก็ยังอาจส่งมอบล่าช้าเนื่องจากภาระงาน ความพร้อมของวัสดุ หรือข้อจำกัดอื่น ๆ ขอแผนการผลิต การจัดสรรทรัพยากร และหลักฐานความคืบหน้า การตรวจสอบตัวตนของซัพพลายเออร์เพียงอย่างเดียวไม่สามารถยืนยันความสามารถในการส่งมอบได้
ฉบับย่อ
รายการตรวจสอบเบื้องต้นคือ ยืนยันนิติบุคคลที่จดทะเบียน ตรวจสอบข้อมูลที่มีอยู่ ยืนยันรูปแบบการผลิต เปรียบเทียบสินค้าตัวอย่างกับข้อกำหนดที่เป็นลายลักษณ์อักษร ตรวจสอบผู้รับเงิน และตกลงเงื่อนไขที่ทำให้ต้องชำระเงิน หากหลักฐานไม่ครบถ้วน ให้ยกระดับการตรวจสอบก่อนชำระเงิน รายการตรวจสอบนี้ไม่ทดแทนการทดสอบ การตรวจสอบสินค้า หรือข้อกำหนดที่ใช้กับสินค้าของคุณ
ส่งสำเนาใบอนุญาต ใบเสนอราคา ข้อกำหนดสินค้า และคำแนะนำการชำระเงินที่เสนอผ่าน แบบฟอร์มสอบถามเพื่อทบทวนซัพพลายเออร์ ขอขอบเขตงานเป็นลายลักษณ์อักษร โดยระบุว่าข้ออ้างใดสามารถตรวจสอบได้และข้ออ้างใดต้องใช้หลักฐานเพิ่มเติม