Completa las comprobaciones pertinentes del proveedor, las especificaciones y el pago antes de enviar un depósito. Una inspección posterior puede detectar defectos, pero no sustituye las verificaciones de la contraparte que se necesitan antes de transferir fondos.
Antes de solicitar una cotización
Empieza por verificar la identidad de la empresa y consultar los registros públicos disponibles. Reserva presupuesto para documentos adicionales o verificaciones profesionales cuando las pruebas disponibles sean incompletas.
Solicita la licencia comercial y verifica el código unificado de crédito social en los registros públicos. Debes confirmar que la empresa existe, que actualmente se encuentra en situación normal y que su objeto social registrado incluye la fabricación de tu producto, no solo su comercialización. Si el objeto social solo menciona la venta al por mayor y la importación/exportación, aunque la empresa se describa como una fábrica, esa es la primera discrepancia que debes plantear.
Busca el nombre registrado de la empresa en chino y consulta los registros judiciales, administrativos y de situación empresarial disponibles. Comprueba la fecha, el resultado y la identidad que aparece en cada registro; una búsqueda puede ser incompleta, y una disputa por sí sola no demuestra una insolvencia actual ni el desempeño de entregas futuras.
Durante la cotización
Pide una cotización que indique el grado del material, las dimensiones con sus tolerancias, el método de embalaje, las dimensiones de la caja y la cantidad por caja. Después, compara esos datos con lo que solicitaste.
El objetivo no son los números. Se trata de comprobar si el proveedor trabaja con una especificación o simplemente reformatea tu solicitud y la devuelve con un precio. A menudo, una fábrica que cotiza planteará objeciones: te dirá que tu tolerancia es innecesariamente estricta o que un grado distinto es más barato y ofrece el mismo rendimiento. Esa objeción es una muy buena señal. Aceptar en silencio todas las especificaciones no lo es.
Pregunta qué determina la cantidad mínima de pedido (MOQ): las herramientas, la preparación de la producción, la compra de materiales o una política de ventas. Solicita que indiquen la restricción aplicable y las alternativas para pedidos pequeños, en lugar de deducir el motivo a partir de una cifra redonda.
Antes de enviar el dinero para las muestras
Solicita una videollamada con la cámara en el taller. No un video grabado, sino una llamada en directo durante el horario laboral en China.
Pídeles que se acerquen a la máquina que fabricaría tu producto y que te la muestren en funcionamiento. Pregunta cuál es el tiempo de ciclo de la máquina y cuántas máquinas operan. Pide ver la zona de almacenamiento de materias primas y la zona de productos terminados. Pregunta dónde se realiza el control de calidad.
Utiliza la llamada para comprobar si tu contacto puede explicar cómo está organizada la producción y mostrar una línea pertinente. Una negativa puede deberse a restricciones de acceso, confidencialidad o a una relación de intermediación; aclara la situación mediante una visita o inspección documentada, en vez de clasificar a la empresa basándote únicamente en la respuesta.
Sobre la muestra
La aprobación de la muestra debe quedar por escrito, y el registro escrito debe incluir medidas que hayas tomado tú mismo, no adjetivos.
Fotografía y mide la muestra, registra su peso y sus dimensiones reales, y solicita trazabilidad del material o pruebas cuando el grado sea importante. Si no hay registros de respaldo disponibles, aclara qué se podrá verificar en el lote de producción antes de aprobar la producción.
Cuando sea práctico, solicita varias muestras para detectar variaciones visibles. Unas pocas muestras no permiten determinar estadísticamente la aceptación del lote; define por separado el plan de inspección y muestreo de la producción.
Condiciones de pago y nombre de la cuenta
Verifica las instrucciones de pago con el mismo cuidado que la especificación del producto. Registra la entidad contratante, el beneficiario, los datos de la cuenta, la moneda y los hitos de pago antes de autorizar la transferencia.
El beneficiario del pago debe coincidir con la empresa contratante. Comprueba el nombre registrado y los documentos de la empresa. Si un agente de exportación, una empresa vinculada u otro beneficiario va a cobrar el pago, obtén una autorización por escrito y verifica de manera independiente a las partes y el acuerdo. Una explicación por correo electrónico o un nombre parecido no son suficientes; no envíes fondos mientras la discrepancia no se haya resuelto.
Un cambio inesperado en los datos de pago es una señal de alerta de fraude mediante la vulneración del correo electrónico empresarial, no una prueba de que todos los cambios sean fraudulentos. Confirma la solicitud a través de un canal de contacto verificado previamente; no utilices un número de teléfono nuevo que aparezca en el mismo mensaje. La guía del FBI sobre el fraude mediante la vulneración del correo electrónico empresarial explica este paso de verificación.
Negocia el depósito y el saldo en función del producto, las necesidades de aprovisionamiento y el plan de verificación. Una división propuesta de 30/70 es un ejemplo de condiciones comerciales, no un estándar de seguridad. Especifica las condiciones de inspección y aceptación, el evento que autoriza el desembolso y la solución en caso de que el resultado no sea satisfactorio. El pago total por adelantado aumenta la exposición del comprador y requiere comprobar cuidadosamente a la contraparte y la transacción.
Qué aspectos no cubren las verificaciones
Nada de esto te indica si la fábrica seguirá funcionando dentro de ocho meses, si su operario clave está a punto de marcharse o si sustituirá discretamente el material por uno más barato en el tercer pedido de reposición, cuando tu atención esté en otra parte. Las verificaciones gestionan el riesgo del primer pedido. La uniformidad a lo largo del tiempo se gestiona mediante inspecciones, haciendo pedidos de reposición siguiendo un patrón que permita detectar claramente las sustituciones y, de vez en cuando, sometiendo una unidad de producción a pruebas para compararla con la muestra original aprobada.
Incluso un fabricante real y capaz puede incumplir una fecha de entrega debido a la carga de trabajo, la disponibilidad de materiales u otras limitaciones. Solicita un calendario de producción, la asignación de recursos y pruebas del progreso; las comprobaciones de identidad del proveedor no verifican por sí solas su capacidad de entrega.
Una versión resumida
Una lista de comprobación inicial incluye: verificar la entidad registrada, consultar los registros disponibles, confirmar cómo está organizada la producción, comparar las muestras con una especificación escrita, verificar el beneficiario del pago y acordar los hitos de pago. Solicita más pruebas si falta información, antes de pagar. La lista no sustituye las pruebas, las inspecciones ni los requisitos aplicables a tu producto.
Envía una copia de la licencia, la cotización, la especificación del producto y las instrucciones de pago propuestas a través del formulario de consulta para revisar proveedores. Solicita un alcance por escrito que indique qué afirmaciones se pueden comprobar y cuáles requieren pruebas adicionales.