Effectuez les vérifications pertinentes concernant le fournisseur, les spécifications et le paiement avant d'envoyer un acompte. Une inspection ultérieure peut identifier des défauts, mais elle ne remplace pas les vérifications de la contrepartie nécessaires avant le transfert des fonds.
Avant de demander un devis
Commencez par vérifier l'identité de l'entreprise et les registres publics disponibles. Prévoyez des documents supplémentaires ou des vérifications professionnelles lorsque les éléments disponibles sont incomplets.
Obtenez la licence commerciale et vérifiez le code unifié de crédit social dans les registres publics. Vous confirmez ainsi que l'entreprise existe, qu'elle est actuellement en situation normale et que son champ d'activité enregistré couvre la fabrication de votre produit, et pas seulement sa commercialisation. Un champ d'activité limité au commerce de gros et à l'import-export, pour une entreprise qui se présente comme une usine, constitue la première incohérence à signaler.
Recherchez le nom enregistré de l'entreprise en chinois et consultez les informations disponibles concernant les tribunaux, l'administration et le statut de l'entreprise. Vérifiez la date, le résultat et l'identité dans chaque document ; une recherche peut être incomplète, et un litige à lui seul ne permet pas d'établir une insolvabilité actuelle ou la performance future des livraisons.
Pendant le devis
Demandez un devis indiquant la nuance du matériau, les dimensions avec leurs tolérances, la méthode d'emballage, les dimensions du carton et la quantité par carton. Comparez ensuite ces éléments avec votre demande.
Le but n'est pas de vérifier les chiffres. Il s'agit de voir si le fournisseur traite réellement une spécification ou s'il reformate votre demande et vous la renvoie avec un prix. Une usine qui établit un devis émettra souvent des réserves : elle vous dira que votre tolérance est inutilement stricte ou qu'une autre nuance est moins chère et offre les mêmes performances. Cette réaction est un très bon signe. Un accord silencieux sur chaque spécification ne l'est pas.
Demandez ce qui détermine le MOQ : l'outillage, la préparation de la production, l'achat des matériaux ou une politique commerciale. Demandez la contrainte applicable et les éventuelles solutions pour les petites commandes, plutôt que d'en déduire la raison à partir d'un nombre arrondi.
Avant d'envoyer l'argent pour les échantillons
Demandez un appel vidéo avec la caméra dans l'atelier. Il ne s'agit pas d'une vidéo enregistrée, mais d'un appel en direct, pendant les heures de travail en Chine.
Demandez-leur de se rendre jusqu'à la machine qui fabriquerait votre produit et de vous la montrer en fonctionnement. Demandez quel est le temps de cycle de la machine et combien de machines ils exploitent. Demandez à voir la zone de stockage des matières premières et celle des produits finis. Demandez à voir où s'effectue le contrôle qualité.
Utilisez l'appel pour vérifier si votre interlocuteur peut expliquer l'organisation de la production et montrer une ligne pertinente. Un refus peut être lié à l'accès, à la confidentialité ou à une relation d'intermédiaire ; clarifiez la situation au moyen d'une visite ou d'une inspection documentée, plutôt que de vous appuyer uniquement sur la réponse pour classer l'entreprise.
Concernant l'échantillon
L'approbation de l'échantillon doit être consignée par écrit, et le compte rendu écrit doit inclure les mesures que vous avez prises vous-même, et non des adjectifs.
Photographiez et mesurez l'échantillon, consignez son poids et ses dimensions réelles, et demandez la traçabilité du matériau ou des essais lorsque la nuance est importante. Si les documents justificatifs ne sont pas disponibles, clarifiez ce qui peut être vérifié sur le lot de production avant d'approuver la fabrication.
Demandez plusieurs échantillons lorsque cela est possible afin de repérer les variations visibles. Quelques échantillons ne peuvent pas établir un résultat statistique d'acceptation du lot ; définissez séparément le plan d'inspection et d'échantillonnage de la production.
Conditions de paiement et nom du compte
Vérifiez les instructions de paiement avec autant de soin que les spécifications du produit. Consignez l'entité contractante, le bénéficiaire, les coordonnées du compte, la devise et les conditions de déclenchement du paiement avant d'autoriser le transfert.
Faites correspondre le bénéficiaire du paiement avec l'entreprise contractante. Vérifiez par recoupement le nom enregistré et les documents de l'entreprise. Si un agent d'exportation, une société liée ou un autre bénéficiaire doit encaisser le paiement, obtenez une autorisation écrite et vérifiez indépendamment les parties et l'accord conclu. Une explication par e-mail ou un nom similaire ne suffit pas ; n'envoyez pas de fonds tant que l'écart n'est pas résolu.
Une modification inattendue des coordonnées de paiement est un signe d'alerte de compromission de la messagerie professionnelle, et non la preuve que toute modification est frauduleuse. Confirmez la demande par un canal de contact vérifié antérieurement ; n'utilisez pas un nouveau numéro de téléphone fourni dans le même message. Les recommandations du FBI sur la compromission de la messagerie professionnelle expliquent cette étape de vérification.
Négociez l'acompte et le solde en fonction du produit, des besoins d'approvisionnement et du plan de vérification. Une répartition proposée de 30/70 est un exemple de conditions commerciales, et non une norme de sécurité. Précisez les conditions d'inspection et d'acceptation, l'événement déclenchant la libération des fonds et le recours en cas de résultat non conforme. Le paiement intégral à l'avance expose davantage l'acheteur et nécessite des vérifications attentives de la contrepartie et de la transaction.
Ce que les vérifications ne couvrent pas
Rien de tout cela ne vous indique si l'usine fonctionnera encore dans huit mois, si son opérateur clé est sur le point de partir ou si elle remplacera discrètement un matériau par un matériau moins cher lors de la troisième nouvelle commande, lorsque votre attention se sera portée ailleurs. La vérification gère le risque de la première commande. La constance dans le temps se gère par l'inspection, par des commandes répétées selon un schéma qui rend les substitutions évidentes et par des essais occasionnels d'une unité de production comparée à votre échantillon original approuvé.
Un fabricant réel et compétent peut tout de même manquer une date de livraison en raison de sa charge de travail, de la disponibilité des matériaux ou d'autres contraintes. Demandez un calendrier de production, une preuve de l'affectation des ressources et des éléments attestant l'avancement ; les seules vérifications de l'identité du fournisseur ne permettent pas de vérifier sa capacité de livraison.
Version condensée
Une liste de contrôle initiale consiste à : vérifier l'entité enregistrée, examiner les informations disponibles, confirmer l'organisation de la production, comparer les échantillons à une spécification écrite, vérifier le bénéficiaire du paiement et convenir des conditions de déclenchement du paiement. Demandez des éléments supplémentaires lorsque des preuves manquent avant de payer. Cette liste ne remplace ni les essais, ni l'inspection, ni les exigences applicables à votre produit.
Envoyez la copie de la licence, le devis, la spécification du produit et les instructions de paiement proposées via le formulaire de demande d'examen du fournisseur. Demandez un périmètre écrit précisant quelles déclarations peuvent être vérifiées et lesquelles nécessitent des éléments supplémentaires.