La consolidation regroupe les marchandises de plusieurs fournisseurs dans une expédition planifiée et peut fournir un point de contrôle documenté à la réception. Comparez les coûts totaux de transport, de manutention, de stockage et de retard avant de la choisir, et définissez les contrôles que l'entrepôt effectuera.
Quand elle est rentable et quand elle ne l'est pas
Évaluez la consolidation lorsque plusieurs livraisons peuvent partager un itinéraire et une fenêtre d'expédition pratiques. Le seul nombre de fournisseurs ne détermine pas la rentabilité : comparez des expéditions séparées et une expédition combinée en utilisant les mêmes dimensions de cargaison, le même niveau de service, les mêmes frais à destination et les mêmes exigences de livraison.
Demandez des devis détaillés pour les deux options. Incluez le transport du fournisseur à l'entrepôt, la réception, la manutention, l'emballage, le stockage, les documents d'exportation, le transport principal et les frais à destination. Le regroupement des envois peut réduire certains frais répétés tout en en ajoutant d'autres ; confirmez ce qui reste payable pour chaque fournisseur ou ensemble de documents.
L'urgence, les distances intérieures, les marchandises incompatibles, les conteneurs prêts à l'expédition ou les fenêtres d'expédition manquées peuvent rendre une expédition combinée moins intéressante. Comparez l'estimation du coût rendu et les dates de livraison qui en résultent avant de vous engager avec un entrepôt ou un plan de consolidation.
Le calcul du volume que les acheteurs font souvent mal
Vérifiez la base de facturation indiquée, les minimums et les arrondis. Si un devis LCL utilise une base poids-ou-mesure d'une tonne/un CBM, comparez les unités de poids et de volume indiquées conformément aux instructions. Dans un exemple de fret aérien utilisant un diviseur indiqué de 6,000 cm3/kg, un carton de 0.1 CBM représente 100,000 cm3 : son poids volumétrique est d'environ 16.7 kg, dépassant un poids réel supposé de 8 kg avant arrondi. Un diviseur de 5,000 donnerait 20 kg. Utilisez la règle réelle du transporteur pour votre devis.
Le reconditionnement peut modifier le volume mesuré, le poids brut et la base de facturation. Demandez les dimensions, le poids et la méthode d'emballage avant et après, y compris la palette ou le matériau de protection le cas échéant. Comparez le calcul de fret qui en résulte avec le coût de manutention et tout effet sur la protection.
Demandez à l'entrepôt de communiquer les dimensions et poids mesurés à la réception et de chiffrer chaque modification d'emballage proposée. Décidez en fonction de la réduction réelle du fret, de la main-d'œuvre et des matériaux, des minimums de manutention, du nombre de cartons et du risque de dommage. Une réduction en pourcentage du seul volume des cartons ne suffit pas à établir une économie.
Attention : le reconditionnement rompt la configuration d'emballage d'origine du fabricant, ce qui est important si l'emballage a été conçu pour protéger contre les chutes ou si votre client s'attend à recevoir des cartons d'usine scellés. Indiquez explicitement quels cartons ne doivent pas être ouverts.
Un marquage des cartons qui résiste aux opérations d'entrepôt
Marquez les cartons afin que l'équipe de réception puisse identifier l'acheteur, la commande et le SKU, tout en maintenant le lien entre la liste de colisage et le registre de réception au moyen des mêmes identifiants. Les marchandises et les documents peuvent voyager séparément ; convenez donc de la manière dont l'entrepôt traitera les marquages manquants ou contradictoires.
Convenez d'une présentation du marquage reliant les cartons à l'acheteur, au bon de commande, au fournisseur, au SKU et à la séquence des cartons, avec le poids brut et les dimensions lorsque cela est nécessaire pour la manutention. Confirmez les exigences d'étiquetage de la destination ou du transporteur. Utilisez des étiquettes claires et durables et convenez des faces qui resteront visibles lorsque les marchandises seront empilées.
Les numéros de séquence des cartons tels que « 7 of 40 » facilitent le rapprochement d'une livraison avec l'ensemble attendu. Comptez et enregistrez malgré tout les cartons reçus ainsi que toute anomalie ; des marquages d'apparence correcte ne prouvent pas à eux seuls la quantité ou le contenu.
Envoyez à chaque fournisseur la spécification de marquage avec son bon de commande, sous la forme d'une image montrant la présentation. Les instructions écrites sont sujettes à interprétation ; une image peut être reproduite.
Contrôles à la réception
Le registre de réception aide à établir ce qui est arrivé et les anomalies observées. Convenez des contrôles et des éléments de preuve avant l'arrivée des marchandises à l'entrepôt.
Exigez, pour chaque livraison d'un fournisseur : le comptage des cartons par rapport à la liste de colisage, des photographies de la livraison telle qu'elle a été reçue avant toute ouverture, des photographies du marquage des cartons, les dimensions et le poids mesurés d'un échantillon représentatif, des notes sur l'état de tout dommage et un registre de réception daté.
Convenez de l'étendue du contrôle du contenu et de l'échantillonnage en fonction du produit et du risque lié à l'expédition, notamment la manière de sélectionner les cartons, les éléments à contrôler, la personne qui enregistre les résultats et les emballages qui doivent rester scellés. Un contrôle ponctuel limité ne prouve pas que le contenu non examiné est correct.
Conservez ensemble le bon de livraison signé, le comptage, les photographies, la liste de colisage et tout rapport d'anomalie. Ils facilitent un rapprochement ultérieur et l'examen d'une réclamation, mais n'établissent pas à eux seuls la responsabilité et ne garantissent pas l'issue d'une réclamation.
Ordonnancement et coût de l'attente
Prévoyez les livraisons tardives des fournisseurs. À titre d'exemple hypothétique, si certaines marchandises arrivent au cours de la semaine 4 et les dernières marchandises requises au cours de la semaine 9, les premières attendent cinq semaines avant que l'expédition combinée soit prête. Calculez le stockage à partir de la franchise et des conditions tarifaires réelles de cet entrepôt, et comparez une expédition séparée si le retard affecte les engagements de livraison.
Obtenez par écrit la franchise de stockage gratuit de cet entrepôt, son point de départ, son unité de facturation, ses minimums et ses conditions d'augmentation tarifaire. Alignez les fenêtres de livraison sur l'heure limite d'expédition et estimez le coût d'un fournisseur qui manquerait sa fenêtre.
Donnez à chaque fournisseur une fenêtre de livraison confirmée et les instructions de réception de l'entrepôt. Demandez des mises à jour sur l'état de préparation et l'enregistrement de toute modification. Fixez une date de décision pour les marchandises en retard plutôt que de supposer que la date d'expédition commune sera respectée.
Comparez le maintien de l'expédition combinée avec sa division. Incluez le stockage, les frais révisés de transport et de documentation, l'admissibilité de la cargaison tardive au mode proposé, les engagements envers le client et toute répartition contractuelle des coûts. Ne supposez pas que l'expédition du reliquat par avion sera moins chère ou autorisée.
Documents
Demandez au transitaire et au représentant en douane quelles factures commerciales, listes de colisage et déclarations sont requises pour les vendeurs réels et la destination concernée. Rapprochez les quantités, la valeur et les descriptions des produits de chaque fournisseur avec les registres de colisage combinés. Un entrepôt ne doit pas remplacer les véritables parties à la transaction par un émetteur de facture fictif.
Confirmez le classement tarifaire à destination avec la partie responsable de la déclaration d'importation et, si nécessaire, avec un représentant en douane qualifié. Le code d'exportation d'un fournisseur peut ne pas identifier la ligne tarifaire complète de la destination. Conservez la description du produit et les éléments justificatifs du classement avec les valeurs déclarées et les informations d'origine.
Vérifiez les restrictions de transport et les règles de destination avant de regrouper les marchandises, notamment pour les batteries, les aimants, les aérosols, les liquides ou les poudres lorsque cela est pertinent. Obtenez le classement, les documents et les instructions d'emballage requis. Lorsque la norme ISPM 15 s'applique, les emballages en bois massif réglementés nécessitent un traitement approuvé et une marque conforme ; la fumigation n'est pas la seule méthode de traitement. Les exemptions relatives au bois transformé et les emballages mixtes nécessitent une vérification du champ d'application au titre de la norme de l'IPPC relative aux emballages en bois et des exigences actuelles de la destination.
Discutez d'un plan de consolidation. Envoyez les lieux des fournisseurs, les listes de SKU et de cartons, les dimensions et poids mesurés, les restrictions relatives à la cargaison, les dates de préparation et la destination de livraison. Incluez les devis proposés par les transitaires afin de pouvoir comparer les hypothèses de calendrier, de manutention et de coût.