La vérification d’un fournisseur et un audit d’usine répondent à des questions différentes. La vérification du fournisseur porte sur les informations relatives à l’entreprise et au fournisseur ; l’audit d’usine consiste en un examen sur site de l’atelier, des équipements, de la capacité, du processus de contrôle qualité et des certificats dans le périmètre convenu. Choisissez entre ces services en identifiant l’incertitude susceptible d’influencer votre décision concernant le paiement, le produit ou la production, puis confirmez précisément ce que le service commandé couvrira.
Ce que vérifient réellement la vérification du fournisseur et l’audit d’usine
Le périmètre indiqué pour la Vérification des antécédents du fournisseur comprend des contrôles relatifs à la licence commerciale, au capital social enregistré, au représentant légal, au statut d’usine ou de société de négoce, au périmètre des produits, à l’activité export et au risque lié au compte de paiement. Le résultat indiqué est un résumé des risques accompagné de remarques sur les risques et d’une liste de contrôle des prochaines étapes.
Ces contrôles peuvent aider à organiser les informations concernant un fournisseur potentiel, mais l’acheteur doit confirmer les documents, bases de données, sources et méthodes d’examen précis inclus avant de commander la prestation. Le rapport doit également distinguer les informations fournies par le fournisseur, celles trouvées dans le cadre de l’examen convenu et celles qui restent non résolues.
Le périmètre indiqué pour un Service d’audit d’usine comprend une visite sur site portant notamment sur l’atelier, les équipements, la capacité, le processus de contrôle qualité et les certificats. Le résultat indiqué est un rapport d’audit photographique accompagné de remarques sur les risques.
Un audit ne doit pas être considéré comme une preuve automatique que chaque produit respectera votre spécification. Avant de passer commande, confirmez si l’audit proposé examinera le site de production concerné, les équipements, les dossiers qualité, les modalités de sous-traitance, le processus d’emballage ou d’autres exigences du projet. Ces éléments doivent être traités comme des questions à ajouter au périmètre de l’audit, et non comme une couverture présumée.
Aucun de ces services ne remplace l’approbation d’un échantillon ou un contrôle avant expédition. Une vérification du fournisseur concerne le fournisseur ou le site ; elle ne valide pas à elle seule le produit physique pour l’expédition. La combinaison appropriée dépend des exigences de votre projet et du périmètre convenu avec le prestataire.
Quand une vérification des antécédents peut convenir à une première sélection de fournisseur
La vérification du fournisseur peut convenir lorsque la question immédiate concerne l’identité ou les informations commerciales de base d’un nouveau fournisseur. Exemples :
- Vous disposez d’un contact trouvé en ligne et devez examiner la licence commerciale proposée, le capital social enregistré, le représentant légal, le périmètre des produits ou le statut d’usine/société de négoce.
- Le nom de l’entreprise du fournisseur, le bénéficiaire de paiement proposé, l’adresse ou la catégorie de produits doivent être clarifiés.
- Vous comparez plusieurs fournisseurs potentiels avant de décider lesquels nécessitent des contrôles supplémentaires.
- Vous souhaitez obtenir un résumé des risques et une liste de contrôle des prochaines étapes avant d’aller plus loin dans vos échanges avec un fournisseur.
Considérez cette solution comme une option conditionnelle, et non comme une première étape universelle. Si votre principale préoccupation est de savoir si un site donné dispose des équipements ou du processus de contrôle qualité requis pour votre produit, une vérification axée sur les documents peut ne pas répondre à cette question. Si votre principale préoccupation concerne l’identité du compte de paiement ou l’entité juridique mentionnée dans la transaction, demandez si ces informations sont incluses dans le périmètre de vérification convenu.
Avant de demander le contrôle, fournissez le nom exact du fournisseur, ses coordonnées, les informations de paiement proposées, la catégorie de produits, le devis et toute adresse d’usine qui vous a été communiquée. Demandez au prestataire d’indiquer quelles informations seront vérifiées, quelles preuves seront incluses et quelles conclusions resteront soumises à la confirmation du fournisseur.
Pour les projets en marque blanche, le service de recherche de fournisseurs pour marque blanche répertorie la recherche de fournisseurs, la présélection d’usines, la comparaison des MOQ et des emballages ainsi que les contrôles des capacités en marque blanche. Confirmez les limites entre ces activités de recherche et tout rapport de vérification distinct.
Quand un audit d’usine sur site peut être justifié
Un audit sur site peut être approprié lorsque votre décision dépend de conditions qui ne peuvent pas être évaluées dans le seul périmètre de vérification proposé. Les raisons possibles pour en demander un comprennent :
- Le produit nécessite des équipements particuliers ou une capacité de production définie.
- La commande comporte des spécifications personnalisées, un emballage en marque blanche ou un engagement substantiel.
- Vous devez faire examiner l’atelier et les équipements proposés à une adresse indiquée.
- Les procédures de contrôle qualité ou les certificats sont importants pour le projet.
- Les déclarations du fournisseur concernant la capacité ou les modalités de fabrication nécessitent un examen sur site.
Il s’agit de raisons d’envisager l’ajout d’un audit, et non d’éléments prouvant qu’un audit établira automatiquement chaque point. Remettez au prestataire un cahier des charges écrit pour l’audit. Identifiez le produit, le processus, l’adresse du site, les équipements concernés, les exigences qualité, les informations relatives aux certificats et toute question concernant une production par un tiers. Demandez quels éléments peuvent être observés, quels documents peuvent être examinés et quels éléments resteront en dehors de la visite.
Le résultat répertorié pour l’audit d’usine est un rapport d’audit photographique accompagné de remarques sur les risques. Si vous avez besoin de photographies datées, de vues précises, de copies de documents, de mesures, d’entretiens ou d’un format de notation défini, demandez explicitement ces éléments et confirmez qu’ils sont inclus. Ne présumez pas qu’une photographie ou une visite sur site prouve une capacité de production continue ou la conformité de futurs lots.
Lorsque les marchandises sont déjà en production, le service de suivi de production répertorie le suivi de l’avancement de la commande, les photographies aux points de contrôle, les alertes de retard et l’examen de l’état de préparation de l’emballage. Il s’agit d’un périmètre distinct, au stade de la production, qui ne doit pas être considéré comme faisant partie d’un audit d’usine.
Comment comparer les rapports, les preuves et les remarques sur les risques
Comparez les rapports avec la décision que vous devez prendre et avec le périmètre acheté. Une comparaison utile indique ce qui a été contrôlé, quelles preuves étaient disponibles, ce qui n’a pas été contrôlé et quelle action reste à effectuer.
| Question de l’acheteur | Périmètre de vérification à confirmer | Périmètre de l’audit à confirmer | Action de suivi |
|---|---|---|---|
| Qui est le fournisseur contractuel proposé ? | Licence commerciale, capital social enregistré, représentant légal et examen du compte de paiement lorsqu’il est inclus | Possibilité d’enregistrer le nom et l’adresse du site visité dans le cadre de la visite convenue | Résoudre les incohérences avant de finaliser les informations contractuelles et de paiement |
| Le rôle déclaré du fournisseur est-il clair ? | Statut d’usine/société de négoce et périmètre des produits | Possibilité de visiter et de décrire le site de fabrication proposé | Identifier le vendeur, le fabricant et la partie responsable dans les documents de commande |
| Le site proposé peut-il prendre en charge le produit ? | Généralement hors du périmètre d’un contrôle axé sur les documents, sauf inclusion spécifique | Atelier, équipements, capacité et processus de contrôle qualité dans le périmètre d’audit convenu | Comparer les constatations avec vos exigences écrites relatives au produit et au processus |
| Les certificats pertinents font-ils partie de l’examen ? | Confirmer si les informations relatives aux certificats sont incluses | Confirmer quels certificats peuvent être consultés et consignés pendant la visite | Vérifier le titulaire, le périmètre, le produit et la validité ; confirmer les exigences actuelles auprès de l’autorité compétente |
| Que fournit le rapport ? | Confirmer le format des remarques sur les risques et de la liste de contrôle des prochaines étapes | Confirmer le format du rapport d’audit photographique, les photographies et le niveau de détail des remarques sur les risques | Demander toute preuve requise ou toute réponse aux questions restées sans réponse avant d’approuver le rapport |
Demandez que les remarques sur les risques soient rattachées à une exigence précise. Par exemple, « équipements non examinés » est plus utile qu’une déclaration générale indiquant que la production est incertaine. Séparez les constatations confirmées, les déclarations du fournisseur, les preuves indisponibles et les hypothèses de l’acheteur. Il sera ainsi plus facile de décider si un risque nécessite une clarification, une action corrective, un contrôle d’échantillon, une visite de suivi de production ou une décision de suspendre le projet.
Un devis peut créer un risque distinct si les fournisseurs ne comparent pas la même spécification. Le service de comparaison des devis répertorie la comparaison côte à côte du prix unitaire, du MOQ, du délai, de la spécification et de l’emballage. Vous pouvez également consulter Comment comparer les devis de fournisseurs chinois avant de passer commande pour examiner ce que chaque fournisseur a inclus ou exclu.
Liste de contrôle pratique avant commande
Utilisez la liste de contrôle suivante pour définir le périmètre requis :
- Notez la décision à prendre : identité de l’entreprise, informations de paiement, capacité de l’usine, processus de contrôle qualité, approbation de l’échantillon, avancement de la production ou libération de l’expédition.
- Fournissez le nom exact de l’entreprise du fournisseur, l’adresse d’usine proposée, le bénéficiaire du paiement, la spécification du produit, la quantité, les exigences d’emballage, la destination et le devis.
- Demandez une vérification du fournisseur lorsque les questions convenues concernent la licence commerciale, le capital social enregistré, le représentant légal, le statut d’usine/société de négoce, le périmètre des produits, l’activité export ou le risque lié au compte de paiement.
- Demandez un audit d’usine lorsque les questions convenues concernent l’atelier, les équipements, la capacité, le processus de contrôle qualité ou les certificats sur un site proposé.
- Demandez au prestataire d’identifier les exclusions. Ne présumez pas qu’une vérification comprend une visite sur site ou qu’un audit comprend tous les documents, processus, sous-traitants ou tests de produits.
- Comparez le rapport avec la spécification écrite du produit et l’échantillon approuvé. Indiquez pour chaque exigence si elle est étayée, non résolue, hors périmètre ou si elle nécessite un autre contrôle.
- Ajoutez un examen d’échantillon, un suivi de production ou une inspection avant expédition lorsque ces étapes sont pertinentes pour votre commande. Le service d’inspection avant expédition répertorie la quantité, la qualité de fabrication, l’emballage, les étiquettes et les marquages des cartons parmi les domaines d’inspection.
- Consignez les risques non résolus et l’action requise avant de signer, de verser un acompte, de libérer le solde ou d’expédier les marchandises.
Une vérification et un audit combinés peuvent être demandés lorsque l’identité de l’entreprise et les conditions physiques de production sont toutes deux importantes. La pertinence de cette combinaison dépend du projet, de l’exposition liée à la commande, des exigences de destination et du périmètre précis accepté par les deux parties. Demandez des livrables séparés si vous devez distinguer les constatations documentaires des observations sur site.
FAQ
Un audit d’usine peut-il remplacer la vérification du fournisseur ?
Pas automatiquement. Le périmètre d’audit répertorié concerne un examen sur site de l’atelier, des équipements, de la capacité, du processus de contrôle qualité et des certificats. Il n’indique pas que toutes les questions relatives à l’identité de l’entreprise ou au compte de paiement sont incluses. Confirmez si une vérification du fournisseur est également nécessaire pour votre décision contractuelle.
Dois-je vérifier un fournisseur avant de demander des échantillons ?
Aucune séquence universelle n’est établie par les descriptions des services. Vous pouvez choisir de vérifier le fournisseur avant les échantillons lorsque l’identité de l’entreprise ou les informations de paiement constituent la préoccupation immédiate, ou demander d’abord des échantillons lorsque la faisabilité du produit est la préoccupation immédiate. Indiquez la décision que vous cherchez à prendre et confirmez le périmètre du contrôle choisi.
Que dois-je faire si le fournisseur est une société de négoce ?
Demandez quelle entité conclura le contrat avec vous et recevra le paiement, puis identifiez le site de fabrication proposé. Confirmez si le périmètre de vérification examinera le statut d’usine/société de négoce et si un audit peut être réalisé sur le site qui produirait vos marchandises. Inscrivez les responsabilités du vendeur et les exigences relatives au produit dans les documents de commande.
Le fait de réussir un audit garantit-il que ma commande respectera les spécifications ?
Aucune garantie de ce type n’est établie par le périmètre d’audit indiqué. Le service est décrit comme une visite sur site avec un rapport d’audit photographique et des remarques sur les risques. Utilisez une spécification écrite, une approbation d’échantillon et tout contrôle supplémentaire de production ou avant expédition requis par votre projet.
Pour demander et comparer un périmètre convenu, partagez la spécification ou les photographies du produit, la quantité, la destination, les exigences d’emballage et d’étiquetage, les informations sur le fournisseur proposé, le devis, l’étape de paiement et toute question existante concernant l’échantillon ou l’audit. Envoyez les informations du projet via discuter des exigences afin que les livrables de vérification ou d’audit demandés puissent être clairement définis.