Um orçamento de auditoria de fábrica na China deve identificar a unidade exata, explicar o que o auditor irá analisar, descrever as evidências e o relatório que receberá e enumerar as exclusões. Para comparar propostas de forma justa, envie a cada prestador o mesmo briefing por escrito sobre o seu fornecedor, produto e riscos da encomenda.
Defina o que a auditoria precisa de apurar
Comece pela decisão que a auditoria deve apoiar. Pretende verificar se o fornecedor proposto opera numa unidade de produção adequada, se os equipamentos e processos correspondem ao seu produto ou se os controlos de qualidade estão documentados e em utilização? Indique as perguntas a que precisa de obter resposta, em vez de pedir uma avaliação geral sem prioridades.
Forneça aos prestadores o tipo de produto, as principais especificações, as etapas de produção importantes e quaisquer preocupações conhecidas. Por exemplo, identifique um processo que afete o funcionamento do produto ou um requisito de embalagem que possa passar despercebido se apenas a oficina for analisada. Peça ao prestador que explique como cada preocupação será verificada e que evidências constarão do relatório.
Uma visita à fábrica não equivale a uma verificação dos registos comerciais nem a uma inspeção de produtos acabados. Se precisar de avaliar a identidade comercial e o âmbito de atividade de um fornecedor, consulte Verificação de Fornecedores vs. Auditoria de Fábrica. Se a sua decisão disser respeito a produtos acabados antes do envio, consulte o serviço independente de Inspeção Pré-Expedição.
Confirme a unidade e o âmbito da análise
Cada orçamento deve indicar a entidade legal e a localização de produção abrangidas. Confirme a morada completa, se o local é uma fábrica ou outro tipo de instalação e se a produção, o armazenamento ou processos importantes decorrem noutras localizações. Uma visita a uma morada não permite apurar o que acontece noutra unidade, a menos que essa localização esteja incluída.
Pergunte se a visita se limita à observação ou se inclui entrevistas com funcionários, análise de documentos, acesso às áreas de produção e verificação dos registos relevantes para o seu produto. Confirme quanto tempo será dedicado a cada área, quem realizará a análise e o que acontece se o acesso for restringido. O orçamento deve indicar se as etapas de produção subcontratadas estão incluídas no âmbito ou excluídas.
Peça a data de auditoria prevista ou os pressupostos de agendamento, além das informações ou do acesso que o fornecedor terá de disponibilizar. Estes detalhes ajudam a identificar propostas que descrevem trabalhos diferentes, mesmo quando usam designações de auditoria semelhantes.
Compare a cobertura e as evidências
O Serviço de Auditoria de Fábrica descreve o seu foco como a análise da oficina, dos equipamentos, da capacidade, do processo de controlo de qualidade e dos certificados, com um relatório fotográfico e notas de risco. Peça a cada prestador que defina o que estas categorias significam para o seu fornecedor e a sua encomenda. Utilize uma tabela como esta para comparar as respostas:
| Requisito | O que pedir ao prestador que especifique | Evidências a solicitar no relatório |
|---|---|---|
| Oficina e fluxo de produção | Que áreas de produção, armazenamento e embalagem serão visitadas? | Fotografias datadas com identificação das áreas e notas sobre as áreas a que não foi possível aceder |
| Equipamento e capacidade | Que máquinas ou linhas relevantes serão verificadas e como será avaliada a capacidade declarada? | Observações sobre os equipamentos e fundamento de qualquer alegação de capacidade |
| Controlo de qualidade | Que verificações de entrada, durante o processo e finais serão analisadas? | Registos do processo ou exemplos analisados, bem como lacunas ou limitações de acesso |
| Certificados | Que documentos serão inspecionados e que verificações estão incluídas? | Nome do documento, titular e dados de validade registados; esclareça se a autenticação independente está excluída |
| Riscos específicos do produto | Que materiais, etapas do processo ou especificações do seu briefing serão verificados? | Constatações associadas ao requisito relevante, com notas ou fotografias de apoio |
Não trate um valor de capacidade comunicado nem uma imagem de certificado como prova por si só. Pergunte como o prestador avaliará a alegação, que documentação de origem poderá ser analisada e o que o relatório indicará se não houver evidências disponíveis. Uma análise documental não deve ser apresentada como autenticação independente, a menos que o orçamento inclua explicitamente esse trabalho.
Especifique o relatório e as exclusões
Confirme o que será entregue antes de fazer a marcação. Pergunte se receberá um relatório fotográfico com constatações por escrito e notas de risco, qual será o idioma e o formato do ficheiro do relatório e se as constatações serão agrupadas por tema ou prioridade. Peça que o relatório identifique a unidade auditada e a data da visita, descreva as evidências analisadas e distinga as observações das declarações do fornecedor.
Pergunte como o prestador registará uma verificação não aprovada, um documento em falta, uma área inacessível ou uma discrepância entre o processo declarado e o observado. Esclareça se o relatório inclui recomendações, um resumo das questões por resolver ou uma reunião de análise. Não parta do princípio de que estes elementos estão incluídos só porque a proposta menciona um relatório.
O orçamento também deve enumerar as exclusões e limitações: unidades adicionais, ensaios laboratoriais, autenticação de documentos, entrevistas para além das especificadas, visitas de acompanhamento, tradução ou verificações fora do âmbito acordado para o produto. Pergunte quem contactará o fornecedor para organizar o acesso e se qualquer alteração ao âmbito requer aprovação. O Serviço de Auditoria de Fábrica indica que inclui um relatório fotográfico de auditoria com notas de risco; confirme o modelo proposto e os detalhes da visita e do relatório para o seu projeto.
Compare as propostas com base num único briefing
Envie os mesmos detalhes da unidade, informações sobre o produto, perguntas de auditoria e formato de relatório pretendido a todos os prestadores. Peça a cada um que apresente por escrito o âmbito, o plano de evidências, os elementos a entregar, os pressupostos e as exclusões. Compare as perguntas sem resposta e as limitações juntamente com o serviço orçamentado; uma proposta com uma análise mais restrita não é diretamente comparável a outra que abrange áreas adicionais.
Antes de confirmar, verifique se o fornecedor concordou com o mesmo acesso à unidade e se o calendário da auditoria é compatível com a sua decisão de compra. Se ainda estiver a decidir que fornecedores pretende considerar, as comparações de listas restritas de fornecedores podem ajudar a enquadrar essa decisão inicial.
Perguntas frequentes
Um orçamento de auditoria de fábrica inclui a verificação de certificados?
Não necessariamente. Pergunte que certificados ou documentos serão analisados e se o serviço apenas verifica as informações visíveis no documento ou inclui uma etapa de autenticação separada. Peça que o orçamento indique as limitações dessa verificação.
O orçamento deve abranger mais do que uma localização de fábrica?
Só se a sua decisão o exigir. Indique todas as localizações de produção ou armazenamento relevantes e peça ao prestador que identifique cada uma das incluídas na proposta. Confirme separadamente se a produção subcontratada está abrangida.
Um relatório fotográfico é suficiente para comparar propostas de auditoria?
Um relatório fotográfico só é útil se souber o que irá documentar. Confirme que inclui a unidade e a data da visita, áreas identificadas, observações associadas aos seus requisitos, notas de risco e quaisquer áreas ou registos que o auditor não tenha conseguido verificar.
Para obter propostas comparáveis, partilhe as especificações do produto, a quantidade da encomenda, os detalhes da unidade de produção, o mercado de destino, a encomenda ou etapa de produção prevista e os riscos que pretende avaliar. Inclua quaisquer documentos existentes do fornecedor ou requisitos do projeto e, em seguida, discuta os requisitos para definir o briefing da auditoria.